Anwenderbericht: Gemeinde Morsbach

Municipality Morsbach

Als eine der ersten deutschen Kommunen hat die Gemeindeverwaltung von Morsbach im Oberbergischen Land beschlossen, als Ersatz für eine herkömmliche Telefonanlage ein rein IP-basiertes Telefon-System anzuschaffen. Die Entscheidung fiel trotz anfänglicher Skepsis.

Wer vom Aussichtsturm der Gemeinde Morsbach den Blick schweifen lässt, kann bei gutem Wetter das Siebengebirge am Horizont entdecken. Die Gemeinde mit rund 12.500 Einwohnern liegt idyllisch an der Südspitze des Oberbergischen Landes kurz vor der Grenze des Landes Nordrhein-Westfalen zu Rheinland-Pfalz. Knapp 30 Kilometer sind es zur Kreisstadt Gummersbach, etwa 70 Kilometer nach Köln. Die Lage abseits des Großstadttrubels bedeutet jedoch nicht, dass im Ort provinzielles Denken vorherrscht. Ganz im Gegenteil, wie die moderne Rathaus-Verwaltung beweist: Das neu umgebaute und erweiterte Amtshaus ist mit einem leistungsfähigen Netzwerk ausgerüstet, das bereits Voice-over-IP – die Telefonie über das Datennetz – ermöglicht.

Rathaus-Umbau war Anlass

Die Bauarbeiten zum An- und Umbau des Morsbacher Rathauses begannen im Juli 2001 mit einem Spatenstich durch Bürgermeister Raimund Reuber und Regierungspräsident Jürgen Roters. Innerhalb von 14 Monaten erhielt das Gemeindehaus einen Anbau, das Kellergeschoss des alten Komplexes wurde umgebaut und der bestehende Altbau komplett saniert. Weitaus weniger als die umfangreichen Baumaßnahmen fällt es den Besuchern des Rathauses auf, dass auch in puncto EDV und Telekommunikation eine Runderneuerung eingeleitet wurde: Morsbach verfügt jetzt über eine geeignete LAN-Infrastruktur und ein völlig neues Telefonsystem.

Ärgerlicher Kundenservice bisher

Den Anstoß für die Anschaffung gab das Auslaufen des bestehenden Telefonanlagen- Mietvertrages zum Sommer 2003. Schon lange herrschte bei den zuständigen Gemeinde- Mitarbeitern Unzufriedenheit über die Supportleistungen des bisherigen Anbieters, der mit hohen Kosten und mangelhafter Flexibilität auf sich aufmerksam machte. Bis heute behält sich die Herstellerfirma vor, alle Änderungen ausschließlich selbst durchzuführen – kurzfristige Anpassungen in der Verwaltung werden dadurch massiv erschwert und behindert.

Suche nach Alternativen

Dem Frust folgten konkrete Maßnahmen: Die Gemeinde informierte sich über alternative Lösungen, verglich die verschiedenen, am Markt angebotenen Systeme – keine leichte Aufgabe, schließlich ging es um rund 60 Telefonanschlüsse. »Die Firma Swyx bot dabei eindeutig das beste Preis-/Leistungsverhältnis«, erläutert Uwe Ufer, Erster Beigeordneter der Gemeinde Morsbach. Nachdem im Zuge einer Teststellung erste Praxiserfahrung gesammelt werden konnte und danach kaum noch Bedenken bestanden, entschied sich die Gemeinde für die Anschaffung von »SwyxWare«.

Neue Technologie: VoIP

Die hochmoderne Softwarelösung stammt von der Dortmunder Swyx, einem Voice-over-IP- Spezialisten. Das neuartige Telefonsystem benötigt keine separate Infrastruktur mehr; Sprache und Computerdaten werden in Form kleiner Datenpakete zeitgleich über dasselbe Netzwerk transportiert. Software steuert alle Wähl- und Verbindungsvorgänge innerhalb des Netzes. Das junge Unternehmen Swyx setzte sich mit seinem Angebot gegen starke Konkurrenten wie Alcatel, Cisco und Siemens durch.

Dabei galt es, mit Vorurteilen gegen die neue Technik aufzuräumen. Trotz Unzufriedenheit mit dem alten System bestanden anfänglich auch Vorbehalte gegen die neue Lösung: Wie ausfallsicher arbeitet die Anlage? Kann über das Datennetzwerk überhaupt eine gute Sprachqualität verwirklicht werden? Tauscht man die Abhängigkeit vom TK-Anlagen-Hersteller nicht nur gegen eine neue Abhängigkeit von der eigenen Netzwerk-Infrastruktur?

Swyx-Lösung überzeugte

Um diese Fragen zu klären, entschloss sich die Verwaltung zum Parallelbetrieb des alten und neuen Systems für den Zeitraum eines Jahres. »Schon heute steht für uns allerdings fest, dass der Umstieg zur IP-Telefonie kein Fehler war«, freut sich Uwe Ufer. Der Erste Beigeordnete weiß, dass die meisten Mitarbeiter bereits jetzt viel lieber zum PC-Telefon greifen, als zum alten Telefon-System. »Insbesondere die Einbindung in Outlook erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit«, ergänzt Ufer. Die Sprachqualität ist vergleichbar mit ISDN, die nutzerfreundliche Administration und flexible Erweiterungsmöglichkeiten stoßen auf breite Zustimmung. Positive Bewertungen in mehreren Fachzeitschriften haben sich nicht als Übertreibung herausgestellt.

Preis-/Leistungsverhältnis sehr gut

Das überzeugendste Argument war für die Gemeinde Morsbach freilich der Anschaffungspreis: Während das Alt-System die Gemeindekasse Jahr für Jahr mit rund 40.000 Euro belastet, kostet die Neuanschaffung von Swyx einmalig 35.000 Euro. Neben dem ohnehin geplanten Aufbau eines neuen Computernetzwerkes (LAN) sind künftig nahezu keine Zusatzausgaben mehr notwendig. Andere Umrüstmaßnahmen sind kaum der Rede wert: Einige ältere PCs in der Verwaltung erhielten das stabile Microsoft-Betriebssystem »Windows 2000« und USB-Anschlüsse, einige Rechner zudem eine bessere Soundkarte.

Kein radikaler Wechsel

Um den Wechsel hin zu moderner Telefonie auch für die Bürger und Mitarbeiter möglichst unproblematisch zu gestalten, entschloss sich die Rathaus-Verwaltung, die bestehende Telefonanlage bis zum Vertragsende weiter zu nutzen und parallel die neue Lösung einzuführen. Rund 50 Mitarbeiter haben bis zu einem Jahr Zeit, sich mit der neuen Lösung vertraut zu machen. Noch ist die Nutzung der sogenannten Handsets statt der klassischen Telefonapparate an den Arbeitsplätzen ungewohnt, doch die Akzeptanz wächst Tag für Tag.

Hilfreiche Schulungen

Um den Mitarbeitern die Scheu vor der neuen Technik zu nehmen, werden je nach Bedarf interne Schulungen durchgeführt, die Fragen und Unklarheiten schnell ausräumen. Schon in wenigen Monaten wird die kleine Gemeinde Morsbach ausschließlich das moderne IP-System nutzen. Wer künftig in einigen Besprechungsräumen noch auf klassische Telefonapparate stößt, sollte sich nicht täuschen lassen: Auch dabei handelt es sich um Telefonmodelle, die Voice-over-IP unterstützen. Der konventionellen Telefon- Technik weint in Morsbach aufgrund der positiven Erfahrungen mit SwyxWare niemand eine Träne nach.

Technische Details

Server/Netzwerk:

  • PC mit Microsoft Windows 2000 Server
  • SwyxServer 65 User
  • SwyxGate 30 Kanäle (S2m)
  • 100 Mbit LAN mit HP Procurve Switch (Layer 2/3/4)

Anwender/Endgeräte:

  • PCs mit Microsoft Windows NT 4.0 oder Microsoft Windows 2000
  • 50 SwyxIt! Handset (USB und Soundkarte)
  • 13 SwyxPhone L420
  • 2 IP a/b-Adapter für den Anschluss analoger Faxgeräte

Installation/Wartung:

  • durch eigene IT-Abteilung