Anwenderbericht AirCom Pneumatic GmbH

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Aus dem System heraus telefonieren und die Gesprächsinformationen direkt in der dazugehörigen Anwendung dokumentieren. Wie das geht? Mit Hilfe der intelligenten, softwarebasierten IP-Lösung SwyxWare.

Die AirCom Pneumatic GmbH mit Sitz in Ratingen gehört zu den weltweit führenden Spezialisten auf dem Gebiet der Druck- und Volumenstromregelung. Das Unternehmen, welches über 15 Mitarbeiter an diesem Standort beschäftigt, war auf der Suche nach einer neuen Telefonanlage. Die bestehende klassische Siemens-Anlage war über 10 Jahre alt und sollte durch eine intelligente Lösung ersetzt werden.

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Durch den zwei Häuser weiter sitzenden IT-Dienstleister, die bluvo AG, konnte schon in der ersten Präsentation die Begeisterung für IP-Telefonie geweckt werden. Vor allem die Funktionalität, direkt aus jeder beliebigen Anwendung nur durch einfaches Markieren der Rufnummer heraus telefonieren zu können, machte nur einen der vielen Vorteile dieser Lösung schnell deutlich: schnelleres und einfacheres Telefonieren.

Die Integration in das bestehende CRM-System, welches ein sofortiges Archivieren des Telefonates mit dazugehörigem Termin und der Abbildung der weiteren To-Dos ermöglicht, und die professionellen, individuellen Ansagen für jede Geschäftssituation konnten den Geschäftsführer Herrn Wittoch schnell überzeugen. Der Zugriff auf die entsprechende Datenbank ermöglicht eine Aufschlüsselung der Rufnummern und die Mitarbeiter können nun ihre Kunden direkt mit dem Namen begrüßen. Dies verbessert das Serviceerlebnis beträchtlich und vermittelt dem Kunden ein gutes Gefühl.

Auch kann nun direkt aus dem Kontakt durch Anklicken des entsprechenden SwyxIt! Buttons gewählt werden. Das Eintippen der Nummer entfällt völlig.

Heute garantiert das intelligente Anrufermanagement von SwyxWare eine 100% Erreichbarkeit durch individuelle, den Unternehmensprozessen entsprechenden Weiterleitungsszenarien. Damit ist nun immer gewährleistet, dass der Anrufer nicht nur den gewünschten Ansprechpartner, sondern auch nie länger als 10 Sekunden auf die Anrufannahme warten muss. Denn dann greift die vordefinierte automatische Weiterleitung: Der Anrufer erreicht entweder den vorher gewählten Vertreter oder die Zentrale.

Im Gegensatz zu den klassischen Anlagen ist SwyxWare beliebig erweiterbar und damit skalierbar. Einen neuen Teilnehmer anzulegen, bedarf nicht mehr als 5 Minuten Arbeit. Dafür ist kein externer Dienstleister nötig, denn nach kurzer Einweisung kann dies selbst in-house durchgeführt werden.

Obwohl überwiegend von den Mitarbeitern noch die klassischen Tischtelefone verwendet werden, haben sich die Vorteile der Headsets auch schnell herausgestellt. Gerade bei Telefonaktionen oder der Kundenakquise erweisen sich diese sich als sehr hilfreich und angenehm. „Man kann frei sprechen und gleichzeitig andere Tätigkeiten wie das Dokumentieren der Gesprächsinhalte vornehmen“ bemerkt Herr Bohris, Produktmanager und IT-Verantwortlicher bei der AirCom Pneumatic GmbH.

Dass es die richtige Entscheidung war, bleibt außer Zweifel, denn die Verbesserungen wie beispielsweise hohe Erreichbarkeit und Transparenz sowie einfacheres Telefonieren sprechen für sich. „Die Anlage läuft problemlos und das ist das Beste daran“ konstatiert Herr Bohris abschließend zu diesem Projekt.

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