Anwenderbericht: Deutscher Taschenbuch Verlag (dtv)

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Ein neues Kapitel: Swyx hebt Verlag ins digitale Zeitalter

Telefonie von teuer und unflexibel zu günstig und leistungsstark

Die Autorenliste des Deutschen Taschenbuch Verlags (dtv) liest sich wie das Who is Who der deutschen Literaturszene: Werke von Heinrich Böll, Günter Grass, Siegfried Lenz und zahlreicher weiterer namhafter Schriftsteller wurden in den vergangenen 50 Jahren im dtv publiziert. Jährlich kommen rund 525 Neuerscheinungen hinzu – von Belletristik über Kinder- und Jugendbücher bis hin zu Gesetzestexten bleiben dabei keine Wünsche offen. 1960 von insgesamt elf deutschen Verlagen in München gegründet, beschäftig der dtv heute 120 Mitarbeiter und gehört damit zu den zehn größten deutschen Publikumsverlagen. Um eine lückenlose Kommunikation mit Kunden, Autoren und Mitarbeitern zu gewährleisten, ist die Belegschaft auf eine moderne Telefonanlage angewiesen. Daher verabschiedete sich der Verlag von seiner herkömmlichen Siemens-Anlage und ersetzte sie durch eine innovative IP-basierte Lösung.


Das bis dato verwendete und in die Jahre gekommene System von Siemens fiel beim dtv in der Vergangenheit vor allem durch hohe Servicekosten und fehlende Funktionalitäten auf. Eine Vernetzung der verschiedenen Standorte des dtv lag in weiter Ferne, die Verwaltung der Anlage war umständlich: „Jegliche Administration musste von externen Dienstleistern durchgeführt werden, die sich das teuer bezahlen ließen“, erinnert sich Michael von Bressensdorf, IT-Leiter beim Deutschen Taschenbuch Verlag. „Ist ein Mitarbeiter beispielsweise in eine neue Abteilung umgezogen, musste ihm eine neue Telefonnummer zugeteilt werden. Diese minimalen Änderungen wurden von Siemens grundsätzlich in Rechnung gestellt. Allein hierfür kamen schon mehrere hundert Euro im Jahr zusammen.“

Gemeinsam mit dem Münchner ITK-Systemhaus Telenova, das neben Telefonie-Lösungen auch IT-Netzwerktechnik aus einer Hand anbietet, schaute man sich nach einem neuen, zeitgemäßen Kommunikationssystem um. Die Entscheidung fiel schließlich auf die Unified Communications (UC)-Lösung SwyxWare des Dortmunder Anbieters Swyx. Nach einer ausführlichen Präsentation stand schnell fest, dass dieses System punktgenau die Anforderungen des dtv erfüllte. Die Wahl wurde jedoch nicht getroffen, bevor SwyxWare ausgiebig mit den Lösungen anderer Hersteller verglichen wurde. „Natürlich wurden auch Konkurrenzprodukte von Avaya, DeTeWe und Cisco evaluiert. Eine Teststellung von Cisco war sogar bereits im Einsatz“, erklärt Rainer Scholtysik, Systemadministrator beim dtv. „Doch es hat sich schnell gezeigt, dass dieses System nicht für unsere Bedürfnisse geeignet war, da es zu sehr auf den amerikanischen Markt ausgerichtet ist. Swyx hat uns letztendlich aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und Administration sowie der umfangreichen Features überzeugt“, fasst Scholtysik zusammen. Damit die Lösung immer auf dem neuesten Stand der Technik ist, entschied sich der dtv zusätzlich für den Swyx Update Service. Das Angebot, das auf einem Abonnement basiert, garantiert dem Verlag, automatisch und ohne zusätzliche Lizenzkosten sämtliche Software-Updates mit neuen Funktionen und jüngsten Erweiterungen nutzen zu können. „Der Swyx Update Service bringt uns einen enormen Mehrwert, da wir permanent eine hochaktuelle Telefonie-Lösung im Einsatz haben – ohne hohe Investitionen tätigen zu müssen. Das kann nur ein Software-basiertes und Hardware-unabhängiges System bieten“, so von Bressensdorf.

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Erreichbarkeit und Produktivität garantiert

„Die Implementierung von SwyxWare und die Anbindung des via WAN angebunden Nebengebäudes verlief problemlos“, erklärt Stefan Schmautz, Geschäftsführer der Telenova GmbH, die Integration. Und die Vorteile der neuen Lösung überzeugten den Verlag sehr schnell: „Mit SwyxWare können wir nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern gewinnen durch die einfache Administration eine enorme Portion Flexibilität hinzu. Heute sind wir in der Lage, Reaktionszeiten entscheidend zu verkürzen und auf Änderungen sofort zu reagieren“, ergänzt IT-Leiter von Bressensdorf. Auch die Belegschaft ist von der neuen IP-Anlage angetan, trotz anfänglicher Skepsis. „Nach einer kurzen Einweisung waren alle Zweifel beseitigt. Die Arbeitserleichterung, die das neue System mit sich bringt, ist nicht von der Hand zu weisen.“

Mit SwyxWare ist der dtv in der Lage, durch die so genannte Computer Telephony Integration (CTI) PC und Telefon zu verknüpfen, was zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz führt: Zahlendreher und zeitaufwändiges Eintippen von Rufnummern gehören der Vergangenheit an. Mitarbeiter können Anrufe einfach per Mausklick aus einem Kontakt im E-Mail-Programm starten. Eine weitere Vereinfachung: Dank der intelligenten Rufumleitung sind Anwender automatisch auf ihrem Tischtelefon unter ihrer Rufnummer zu erreichen, sobald sie mit ihren persönlichen Zugangsdaten am Arbeitsplatz angemeldet sind. Sollte ein Ansprechpartner außer Haus sein, bekommt er die Anrufe auf sein Handy. Ist er in einer Besprechung oder im Urlaub, werden eingehende Telefonate automatisch an einen Kollegen weitergeleitet. Dieser kann dann anhand der gesendeten Nummer des Anrufers auf einen Blick sehen, um welchen Vorgang es sich handelt und sich gezielt auf das Anliegen des Kunden einstellen, noch bevor das Gespräch begonnen hat. Eine zusätzliche nützliche Funktion ist die Voice-Mailbox. Dabei landen Sprachnachrichten, die ein Anrufer auf der Mailbox hinterlässt, als E-Mail im Postfach des Empfängers und können mit nur einem Mausklick abgehört werden.

Neuauflage

Kürzlich hat sich der dtv für ein weiteres SwyxWare Feature entschieden: SwyxMobile. Damit werden Mobiltelefone vollständig als „echte“ Nebenstelle in die Telefonie-Lösung integriert. Mitarbeiter sind so in der Lage, Anrufe, die auf ihrer Büronummer eingehen, an jedem Ort über das Handy entgegenzunehmen – und das ohne Mehrkosten und umständliche Rufumleitungen. Dank des Swyx Update Service kam der Verlag ohne zusätzliche Lizenzkosten in den Genuss dieses hilfreichen Features. „Viele unserer Mitarbeiter arbeiten regelmäßig außer Haus oder im Home-Office. Um für Interessenten, Kunden, Partner und Kollegen erreichbar zu sein, sind sie daher stark auf ihre Mobiltelefone angewiesen“, erklärt von Bressensdorf. „In der Vergangenheit mussten Anrufer verschiedene Rufnummern durchprobieren, um den gewünschten Ansprechpartner zu kontaktieren. Zudem hatten mobile Mitarbeiter keinen Zugang zu wichtigen Telefonie-Funktionen.“ Seit der dtv SwyxMobile im Einsatz hat, sind Festnetz und Mobilfunk vereint. Dadurch können die dtv-Mitarbeiter von den zahlreichen Funktionen des Telefonsystems wie etwa Verbinden, Makeln, Konferenzschaltung mit mehreren Teilnehmern, Anrufaufzeichnung oder Ändern der Einstellungen für Anrufweiterleitung profitieren – schnell und unkompliziert. „SwyxMobile ermöglicht es uns sogar, Daten, die sich auf dem Firmen-Rechner befinden, über das iPhone abzurufen. Gerade für Kollegen, die häufig unterwegs sind, stellt das einen unverzichtbaren Mehrwert dar“, freut sich von Bressensdorf. „So profitiert jeder, denn Mitarbeiter sind immer unter einer Telefonnummer überall erreichbar“, ergänzt Scholtysik.

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Nach der erfolgreichen Einführung von SwyxMobile steht beim dtv bereits ein neues Projekt an: So plant der Verlag als nächstes die komfortable und voll integrierte Fax-Funktion von SwyxWare zu implementieren. Sie ermöglicht das Senden und Empfangen von Faxnachrichten auf elektronischem Wege – ganz ohne teure, separate Server-Hardware, Druckerpatronen und Papier. Faxe können wie E-Mail-Nachrichten versendet und mit Outlook verwaltet werden. Von Bressensdorf: „Das spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld und reduziert darüber hinaus den Verwaltungsaufwand des Büros.“ Doch ganz ohne Papier geht es in einem Verlag natürlich nicht – allerdings steht das überwiegend wie gewohnt als Taschenbuch im Bücherregal.