Hybride Meetings effizient gestalten

Webkonferenzen sind ein fester Bestandteil der „neuen Normalität“ in unserer Arbeitswelt. An manchen Tagen kommt man vor lauter Meetings kaum noch dazu, andere Aufgaben zu erledigen. Überlegen Sie daher, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist. Könnte das Thema stattdessen auch in einer Chat-Gruppe geklärt werden? Oder reicht eine kurze Unterredung mit einer anderen Person anstatt alle am Projekt Beteiligten einzuladen?  

Das Hinzufügen „optionaler Teilnehmer“ eignet sich sehr gut, um Personen, deren Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist, die Möglichkeit zu geben, teilzunehmen, wenn sie es möchten.  

Bereiten Sie sich und die anderen Teilnehmer vor 

Lassen Sie den Teilnehmern Material zur Vorbereitung zukommen, wenn möglich. Wer sich vorher schon ins Thema eingelesen hat, kann schnell in die Diskussion einsteigen. Wenn das nicht möglich ist, überlegen Sie sich vorab, wie Sie kurz ins Thema einführen können. Erstellen Sie außerdem eine übersichtliche Agenda, damit alle Teilnehmer wissen, worum es in dem Meeting geht.  

Pausen einplanen 

Sehr lange oder viele aufeinanderfolgende Besprechungen sind anstrengend. Planen Sie daher bei mehrstündigen Meetings Pausen ein, unabhängig davon, ob die Teilnehmer physisch oder aus der Ferne teilnehmen. Achten Sie bei der Organisation von Besprechungen möglichst darauf, dass Teilnehmer zwischen aufeinanderfolgenden Meetings eine Pause haben.  

Integrieren Sie Meetings in andere Lösungen 

Kombinieren Sie Meetings für mehr Effizienz mit anderen Lösungen. Verwenden Sie digitale Technologien, die sich in andere Anwendungen wie Collaboration-Apps und Tools zur Projektplanung integrieren lassen, auf die sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmer zugreifen können. Collaboration-Lösungen, mit denen Inhalte geteilt und Dateien gemeinsam bearbeitet werden können, machen Online-Meetings zu einem gleichwertigen Ersatz für die persönliche Zusammenarbeit im Büro. 

Schaffen Sie ein konsistentes Meeting für alle Teilnehmer 

In einem hybriden Meeting sollten Sie darauf achten, dass nicht mehrere Personen mit ihren eigenen Laptops im selben Raum arbeiten. Es ist besser, wenn sich die Meetingteilnehmer in getrennten Räumen befinden oder denselben großen Bildschirm sehen, wenn genügend Platz für Social-Distancing vorhanden ist. Sorgen Sie dafür, dass sich Teilnehmer aus dem Homeoffice oder an anderen Standorten gleichwertig beteiligen können. 

Achten Sie darauf, dass Sie vor einem schlichten, ordentlichen Hintergrund sitzen oder stehen, der nicht ablenkt. Im Online-Meeting können Sie den Hintergrund alternativ unscharf zeigen oder einen virtuellen Hintergrund nutzen.  

Wenn Sie online einen ähnlichen Eindruck wie bei einem Meeting im Büro vermitteln möchten, können Sie eine Kamera einige Meter vom Laptop entfernt montieren, um den anderen Teilnehmern eine breitere Sicht zu ermöglichen. So sind auch andere Inhalte im Raum zu sehen (prüfen Sie vorab, was Sie zeigen wollen!) und die Teilnehmer konzentrieren sich nicht nur auf Ihr Gesicht. 

Mobilgeräte einbinden 

Nutzen Sie für Ihre Online-Meetings eine Lösung, die mobile Endgeräte ohne Einschränkungen einbindet, am besten, ohne dass Nutzer zuvor eine App installieren müssen. So können Teilnehmer unabhängig vom Aufenthaltsort und verwendeten Endgerät einfach und schnell einem Web-Meeting beitreten – und bei Bedarf zwischen verschiedenen Endgeräten wechseln. 

Sorgen Sie am Ende für Klarheit 

Achten Sie auf die Zeit und planen Sie am Ende des Meetings einige Minuten ein, damit die Ergebnisse und nächsten Schritte noch einmal zusammengefasst werden können. So ist allen Teilnehmern klar, was nach dem Meeting zu tun ist.  

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