Zwei Lösungen - unterschiedliche Schwerpunkte

Als Bestandteil von Microsoft 365 wird Microsoft Teams in Unternehmen immer häufiger für Messaging und weitere Teamfunktionen genutzt. Nicht nur bei den Collaboration-Funktionen sondern auch bei den enthaltenen Telefoniefunktionen gibt es einige funktionale Überschneidungen mit der Swyx-Lösung.

Mit ihren umfangreichen Telefonanlagenfunktionalitäten liegt der Schwerpunkt von Swyx jedoch klar im Bereich der Kommunikation. Die starken Call-Routing Möglichkeiten, die flexible Endgeräteunterstützung, aber auch die umfangreichen Anschlussoptionen an das öffentliche Telefonnetz sichern die optimale Erreichbarkeit im Unternehmen und ermöglichen so einen perfekten Kundenservice.

Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen?

Die Teams-Lösung unterstützt auch Telefoniefunktionen, daher stellt sich die Frage, ob der Funktionsumfang ausreichend ist, um insbesondere alle geschäftskritischen Kommunikationsanwendungen mit Microsoft Teams abzuwickeln.

Bei genauerer Betrachtung fällt jedoch sehr schnell auf, dass Telefoniefunktionen nicht besonders stark in Teams ausgeprägt sind. Dies betrifft zum einen die Infrastruktur, vor allem die Integration von analogen Geräten wie bspw. Fax, Türöffner, Gegensprechanlagen oder mobilen DECT-Geräten. Die Einbindung dieser Geräte ist mit Teams nur mit hohen Integrations- und Beratungsaufwänden realisierbar. Zum anderen unterscheidet sich die Bedienung der Telefoniefunktionen in Teams deutlich vom gewohnten Telefonieverhalten. Dies kann zusätzliche Schulungsaufwände für Anwender verursachen.

Die Stärken der Swyx Lösung

Mit Swyx sind Unternehmen in der Lage, alle geschäftskritischen Kommunikationsanwendungen, die heute in Unternehmen gefragt sind, effektiv umzusetzen, um so die Erreichbarkeit für Kunden zu sichern. Hierzu gehören insbesondere:

Individuelle Steuerung der eigenen Erreichbarkeit mit dem Call Routing Manager (ACD)
Erstellung komplexer Sprachdialogsysteme mit grafischem Skripteditor (IVR), z.B. für die zentrale Rufannahme oder individuell Annahmesysteme für einzelne Abteilungen
Nutzung der gesamten Bandbreite an Endgeräten: System- und IP-Telefone, USB-/Konferenztelefone, IP-a/b-Adapter
Mobilität im Unternehmen bspw. auf dem Firmengelände oder in Produktionshallen: Nahtlose Integration von DECT-Systemen
Contact Center Funktionalität und Warteschlangenmanagement
Integration von Kontaktinformationen: Beliebige Datenbanken einbinden und eingehende Anrufe schnell identifizieren

Teams & Swyx: Einsatzszenarien

Option 1: Teams und Swyx parallel nutzen

Die einfachste Möglichkeit, Microsoft Teams und Swyx zu nutzen, ist der parallele Betrieb beider Lösungen und die Verwendung der Funktionen, die den Stärken der jeweiligen Lösungen entsprechen. Also beispielsweise für das Messaging und den Dateienaustausch Teams und für alle Telefoniefunktionen die Swyx-Lösung.

Aus Anwendersicht können jedoch durch die funktionalen Überschneidungen Nachteile in der Benutzerfreundlichkeit entstehen. So kann bspw. während eines Online-Meetings, dass mit Swyx geführt, ein interner Anruf eines Microsoft Teams Users eingehen. Oder in einer Gruppenbesprechung, für die Microsoft Teams genutzt wird, erhält der Teilnehmer einen externen Kundenanruf. Um beide Lösungen besser aufeinander abzustimmen, hat Swyx sich zum Ziel gesetzt, die Interoperabilität beider Lösungen immer weiter zu optimieren.

Option 2: Swyx Integration in Microsoft Teams

Mit der aktuellen Version von Swyx wird der jeweilige Präsenzstatus von Microsoft Teams Teilnehmern mit dem Präsenzstatus der Swyx-Lösung automatisch synchronisiert. Das bedeutet, dass wenn sich ein Teilnehmer in einer Teams-Konferenz befindet, alle Anrufe automatisch umgeleitet werden können. Richten Sie ein individuelles Call-Routing ein, das Anrufe – egal ob intern oder extern – intelligent anhand des Präsenzstatus weiterleitet, bspw. zu einem anderen Mitarbeiter, der gerade seine Erreichbarkeit signalisiert.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Swyx in den Microsoft Teams Client zu integrieren. Dies bietet die maximale Benutzerfreundlichkeit, da so die spezialisierten Telefoniefunktionen von Swyx einfach aus Teams heraus genutzt werden können. Für die Konfiguration und Bedienung steht ein kompakter Swyx-Client zur Verfügung, der im Hintergrund alle Komfortfunktionen bereitstellt. Die komplette Swyx-Integration in Microsoft Teams ist mit Version 13 in Q3.2021 verfügbar.

Option 3: Swyx Integration in Microsoft Teams plus Direct Routing

Das sogenannte „Direct Routing“ ist eine Microsoft Funktion, die die Kopplung des öffentlichen Telefonsystems über einen Session Border Controller (SBC) mit dem Microsoft-Telefonsystem ermöglicht. Dies erlaubt die Anbindung einer Telefonanlage, wie bspw. Swyx, so dass auch die Telefonie zu externen Teilnehmern in Microsoft Teams möglich ist.

Weitere Vorteile der Nutzung des „Direct Routings“ in Verbindung mit Swyx sind außerdem:

Unterstützung von Telefongesprächen zwischen Swyx und Microsoft Teams User:
Swyx User können hierzu alle verfügbaren Endgeräte inklusive Clients nutzen, Microsoft User den Teams Client
Microsoft Teams User erhalten die Möglichkeit, Anrufe mit dem Swyx Extended Call Routing intelligent zu verteilen
Die vorhandene Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz (bspw. SIP-Trunk) kann weiterhin genutzt werden, Rufnummern oder Anschlüsse müssen nicht zu Microsoft portiert werden

Zusammen mit der Swyx Integration in Microsoft Teams stellt das Direct Routing die umfangreichste Kopplung beider Lösungen dar. Für die Nutzung sind jedoch neben der notwendigen Hardware (Session Border Controller) auch zusätzliche Microsoft Lizenzen erforderlich. Die höheren Kosten machen diese Option daher insbesondere für größere Unternehmen interessant, die bereits über eine Microsoft Enterprise Lizenz verfügen.

Fazit: Besser zusammen mit Swyx und Microsoft Teams

Ganz gleich für welche Option sich Unternehmen unterscheiden. Es ist sinnvoll, die Applikationen so im Unternehmen einzusetzen, dass sie den größtmöglichen Nutzen sowohl auf Anwenderseite als auch auf Kundenseite bieten. Aufgrund der zahlreichen Integrationsmöglichkeiten ist Swyx die ideale Lösung, um gemeinsam mit Microsoft Teams für Synergien im Unternehmen zu sorgen.