ProdukteUnified CommunicationsProduktivität und Erreichbarkeit

Die Telefonanlage für mehr Produktivität & Erreichbarkeit

Mit dem Präsenzstatus bestens informiert

„Weißt du, ob der Kollege Bernd Meyer heute da ist? Ich habe schon 5 Mal versucht ihn ans Telefon zu bekommen, aber er geht nicht ran!“ Solche oder so ähnliche Gespräche gibt es häufiger im Büroalltag. Das kann ganz schön frustrierend sein und bringt weder Ihr Geschäft noch Ihre Mitarbeiter wirklich weiter. Unsere IP-Telefonanlage bietet mit SwyxIt! eine Benutzeroberfläche, die Ihnen die Frage nach der Erreichbarkeit direkt von selbst beantworten kann. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Präsenzstatus, der Aufschluss über seine Erreichbarkeit gibt. So kann zwischen erreichbar, abwesend, nicht stören und abgemeldet gewählt werden. Dieser Status lässt sich zudem noch individuell ergänzen durch Zusätze wie bspw. „Bin in 10 Minuten wieder da“. Durch die nahtlose Integration von Microsoft Outlook und IBM Notes, können Sie auch direkt Ihre Kalenderinformationen „sprechen“ lassen.

Mit der einfachen und übersichtlich gestalteten Bedienoberfläche haben Sie die verschiedenen Telefoniefunktionen Ihrer Telefonanlage, wie Wahlwiederholung, Halten, Verbinden, Mitschneiden oder das Einleiten von Telefonkonferenzen, jederzeit im Griff.

Unternehmenskontakte mit der Telefonie verbinden – VisualContacts

Doch nicht nur das interne Kontaktmanagement lässt sich mit Swyx komfortabel lösen. Mit VisualContacts behalten Sie die Übersicht über all Ihre Businesskontakte. Dabei werden die verteilten Kontaktinformationen im Unternehmen zusammengeführt und komfortabel in der gewohnten Telefonieumgebung zur Verfügung gestellt. Ob CRM, Warenwirtschaft, SQL-Datenbanken oder individuelle Kundensysteme, Nutzern bietet sich bei eingehenden Anrufen der sofortige Zugriff auf alle relevanten Kontaktdaten aus den verschiedensten Datenbanken. Somit haben Sie alle Informationen, ohne lästiges, zeitaufwändiges Suchen, direkt parat und können dem Anrufer professionell begegnen. Mehr zu VisualContacts

IP-Telefonie mit intelligentem Anrufmanagement

Sie sind regelmäßig zu bestimmten Zeiten außer Haus, möchten die Anrufe Ihrer Kunden aber nicht ins Leere laufen lassen? Mit Hilfe des Call Routing Managers lassen sich Anrufe in Abhängigkeit von bestimmten Uhrzeiten oder Wochentagen weiterleiten – an die Kollegen, das Mobiltelefon, die Voicemail. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig. Auch Rufumleitungen auf Basis von Kalendereinträgen oder der Präsenzinformationen sind problemlos möglich.

Ist die Regel einmal erstellt, lässt sie sich jederzeit wieder mit nur einem Klick aktivieren.

Noch mehr Möglichkeiten bietet der Grafische Skript Editor (GSE), der es Ihnen ermöglicht, umfangreiche Sprachdialogsysteme zu erstellen. Ganz nach dem „Wenn, dann, sonst“ Prinzip, können Anrufer beispielsweise durch Klicken bestimmter Tasten des Telefons an ausgewählte Abteilungen weitergeleitet werden.

Alle Aktionsabfolgen sind dabei völlig individuell, nach den eigenen Bedürfnissen und Einsatzszenarien, gestaltbar. Denkbar sind unter anderen Aktionen wie Durchstellen, Schleifen, Nachricht aufzeichnen und E-Mail generieren. Die anwenderfreundliche Bedienoberfläche sorgt für ein leichtes, schnelles Anlegen der Aktionen.

Sie haben gerade keine Zeit den Anruf entgegenzunehmen, möchten den Kunden trotzdem optimal bedienen? Dann übergeben Sie den Anrufer doch einfach an Ihre Telefonanlage!

Voicemail optimal integriert

Einfache Voicemail Abfragen kann fast jeder – mit der Swyx IP-Telefonanlage steht Ihnen hingegen ein eigenes Voicemail-System mit umfangreichen Optionen zur Verfügung. So können Ihre Voicemails entweder komfortabel per Telefon abgerufen, oder als Dateianhang per E-Mail verschickt werden. Auch das Abhören per Fernabfrage mittels PIN von einem beliebigen Telefonanschluss ist möglich.

Nicht jeder Anruf ist gleich – warum dann Ihre Voicemail? Mit Swyx kann jeder Benutzer seine persönliche Voicemail individuell konfigurieren und unterschiedliche Ansagen für spezielle Rufbehandlungsszenarien auswählen und aufnehmen. Im Zusammenspiel mit dem Call Routing Manager können Sie so beispielsweise ausgewählte Kunden mit einer individuellen Ansage begrüßen. Seien Sie für Ihre Kunden ansprechbar, auch wenn Sie gerade persönlich verhindert sind!

Mit VisualGroups lassen Sie Ihre Kunden nicht warten

Mit dem Warteschlangen-Management VisualGroups können eingehende Anrufe zuverlässig angenommen und in ausgewählten Gruppen von Mitarbeitern bearbeitet werden, so dass Wartezeiten für Ihre Kunden auch in Spitzenzeiten oder bei personellen Engpässen minimiert werden. Die Zustellung der Gespräche erfolgt nach individuell festgelegten Regeln wie bspw. Länge der Wartezeit.

Mit den integrierten Statistiken von VisualGroups erhalten Sie für den schnellen Blick ein Dashboard, dass Ihnen jederzeit einen Überblick über alle Warteschlangen liefert inklusive Anzeige der persönlichen Statistiken und Performance der gesamten Gruppe, Anzahl der Anrufe, die durchschnittliche Wartezeit der Anrufer und vieles mehr. Zusätzlich zum Dashboard können Sie detaillierte Service-Berichte in flexiblen Intervallen per E-Mail im PDF-Format versenden. Diese eignen sich insbesondere, um die Servicequalität und Erreichbarkeit im Kundenservice zu analysieren und zu optimieren. Machen Sie Ihre Business Telefonanlage zu Ihrem Sparingspartner! Mehr zu VisualGroups

Alles auf einem Blick

  • Einfache und übersichtlich gestaltete Bedienoberfläche
  • Präsenzinformationen mit Zusatzinfos und Kalenderintegration
  • Gebündelte Unternehmenskontakte mit VisualContacts
  • Intelligentes Anrufmanagement mit dem Call Routing Manager
  • Grafischer Skript Editor für komplexe Sprachdialogsysteme
  • Voicemail System mit umfangreichen Optionen
  • VisualGroups für mehr Kundenservice

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