Unified Communications mit IBM Notes

Als eine der führenden Groupware-Applikationen ist IBM Notes für viele Unternehmen essentieller Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Mit dem Optionspaket für SwyxWare kann IBM Notes nicht nur um wichtige Telefoniefunktionen erweitert werden, SwyxWare ermöglicht die Einbindung in alle wichtigen Kommunikationsprozesse.

Schnelle und einfache Integration

Die Installation des Optionspakets erfolgt auf Anwenderseite in Verbindung mit der SwyxIt! Kommunikationssoftware. Der automatische Installationsprozess kann schnell und einfach beispielsweise durch den Administrator ausgeführt werden. Weitere Integrations- oder Implementierungsaufwände sind nicht erforderlich. Nach abgeschlossener Installation stehen die neuen Funktionen innerhalb der IBM Notes Anwendung als auch auf der SwyxIt! Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Sprache und Daten perfekt verknüpft

Durch die Verknüpfung der Swyx Telefoniefunktionen mit den in IBM Notes vorhandenen Daten können alle Vorteile einer integrierten Kommunikation genutzt werden. In der Praxis bedeutet dies für die Anwender zusätzlichen Komfort und eine erhebliche Zeitersparnis:

  • bei eingehenden Anrufen durch die direkte Zuordnung von Rufnummern zum entsprechenden IBM Notes Kontakt
  • bei ausgehenden Rufen durch das direkte Anwählen von IBM Notes Kontakten per Mausklick
  • beim Anrufmanagement, zum Beispiel durch das automatische Weiterleiten von Anrufen abhängig von Kalendereinträgen.

Highlights der Swyx Integration in IBM Notes

  • Einfache Installation und Konfiguration, kein weiterer Integrationsaufwand notwendig
  • Wählen aus IBM Notes Kontakten, Unterstützung mehrerer Rufnummern pro Teilnehmer
  • Rufnummernauflösung und direktes Anwählen von Empfängern in E-Mail-Nachrichten
  • Automatisches Öffnen von IBM Notes Kontakten bei eingehendem Anruf
  • Automatisches Erstellen von neuen IBM Notes Kontakten mit Rufnummernübergabe
  • Namensauflösung und Anzeigen von IBM Notes Kontakten

Neben der Integration der Telefoniefunktionen in die IBM Oberfläche kann auch innerhalb des SwyxIt! Client auf IBM Notes Daten zugegriffen werden. Beispielsweise ermöglicht die komfortable SwyxIt! Suchfunktion das Durchsuchen von zuvor konfigurierten IBM Notes Datenbanken. Dabei werden die Suchergebnisse bereits während der Eingabe angezeigt und können per Mausklick angewählt werden, um den Rufaufbau zu starten.

Schneller Zugriff auf Kontakt- und Kalenderinformationen

Ist eine SwyxIt! Namenstaste mit einem IBM Notes Anwender konfiguriert, können aktuelle Kalenderinformationen direkt im Kontextmenü angezeigt werden. Zusammen mit den vorhandenen Präsenzinformationen können so unnötige Verbindungsversuche zu Teilnehmern verhindert werden, die sich beispielsweise gerade nicht am Arbeitsplatz befinden.


Funktionen innerhalb der SwyxIt! Kommunikationssoftware

  • Schnellzugriff auf Kalenderinformationen über Namenstasten
  • Erstellen von Kontakten aus Listen und Telefonbüchern
  • Direktes Erstellen von Termin- und Aufgabenanfragen
  • Automatische Verknüpfung von vorhandenen IBM Notes Kontakten
  • Regelbasierte Rufumleitungen abhängig von IBM Notes Kalenderinformationen
  • Schnelle Volltextsuche innerhalb von IBM Notes Kontakten mit Anzeige der Suchergebnisse während der Eingabe
  • Weiterleitung von Anrufdetails aus dem Rufjournal per E-Mail bspw. für Rückrufwünsche
  • Empfangen von Sprachnachrichten per E-Mail (Voicemail-Funktion)
  • Voicemail-Fernabfrage von jedem Telefon per IMAP

Systemanforderungen

  • IBM Notes Version 8.5, Unterstützung älterer Lotus Notes Versionen mit dem Swyx IBM Notes SDK (eingeschränkter Funktionsumfang)
  • SwyxWare Version 7 oder höher