Zukunftsfähige Kommunikation „made in Germany“

Aus einem familiengeführten Traditionsweingut von der Mosel hat sich mit der Wajos GmbH eine Manufaktur von hochwertigen Spirituosen und Feinkostprodukten entwickelt. Das vielfältige Sortiment des Unternehmens umfasst Essig- und Ölspezialitäten, Kräuter und Gewürze, Senfe und Saucen, Tee sowie Liköre, Spirituosen, Brände und Wein. Wajos verkauft diese Produkte in mehr als 30 Stores und im Online-Shop sowie in mehr als 1200 Geschäften von Handelspartnern.

Die Leidenschaft für außergewöhnliche Geschmackserlebnisse treibt das gesamte Wajos-Team an. Damit sich die Mitarbeiter voll und ganz auf ihre damit verbundenen Aufgaben konzentrieren können, braucht das Unternehmen eine zuverlässige Telefonanlage, die eine jederzeit reibungslose Kommunikation sicherstellt. Als die bestehende, größtenteils noch analoge Anlage diese Anforderung nicht mehr erfüllte und keine Ersatzteile mehr zu beschaffen waren, machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einer neuen Lösung. „Für unsere tägliche Arbeit ist es unerlässlich, dass die Kommunikation untereinander, mit unseren Handelspartnern und Lieferanten einwandfrei funktioniert. Daher hatten wir Respekt vor der Umstellung unserer TK-Anlage, aber wir waren zum Handeln gezwungen“, erläutert Ulf Schwichtenberg, Geschäftsführer von Wajos.

Alles auf einen Blick

  • Schnelle, reibungslose Umstellung auf Swyx
  • Unified-Communications „made in Germany“ 
  • Vorhandene Headsets können weiter genutzt werden
  • einfache Administration
  • Integrationsmöglichkeiten ins ERP-System
  • Intelligente und individuelle Rufumleitungen
  • effizientes Anrufmanagement im kleinen Team mit Swyx VisualGroups verbessert die Erreichbarkeit

Die Verantwortlichen verschafften sich zunächst einen Marktüberblick und verglichen verschiedene Hersteller und Systeme. Nachdem sie eine Reihe von Lösungen evaluiert hatten, fiel die Wahl auf Swyx. Ein entscheidender Vorteil der softwarebasierten IP-Kommunikationslösung des Dortmunder Unified-Communications-Anbieters war, dass sie es Wajos ermöglichte, die gesamte Telekommunikationsinfrastruktur störungsfrei und ohne längere Ausfallzeiten umzustellen. Weitere Argumente, die für Swyx sprachen, waren die einfache Administration und die vielfältigen Integrationsmöglichkeiten der Lösung, etwa in das ERP-System des Feinkost- und Spirituosenherstellers. Pluspunkte gab es auch dafür, dass es sich bei Swyx um einen Hersteller aus Deutschland handelte.

„Wir wollten eine Lösung ‚made in Germany‘ von einem Anbieter, der unsere Anforderungen versteht und unsere Sprache spricht“, so Schwichtenberg. „Außerdem konnten wir mit Swyx die vorhandenen Endgeräte wie unsere Headsets weiter nutzen. Das hat uns einige Kosten gespart.“

Umstellung ohne Telefonausfall

Die Installation der Swyx Lösung für rund 60 User übernahm der Swyx Gold Partner KMM T-D-KOM, ein auf Telekommunikation spezialisiertes Systemhaus. Ein Großteil der erforderlichen Konfigurationen wurde vor der eigentlichen Umstellung vorgenommen, sodass der Wechsel im laufenden Betrieb nahezu ohne Ausfallzeiten erfolgen konnte.

Jetzt sorgt die neue Kommunikationslösung nicht nur für jederzeit verlässliche Telefonie, sondern auch für erhebliche Effizienzsteigerungen. Präsenzinformationen und Statusmeldungen zeigen Mitarbeitern auf einen Blick, ob ein Kollege gerade telefoniert, erreichbar, im Meeting oder außer Haus ist. Dadurch entfallen erfolglose Kontaktversuche.

Wenn jemand ein längeres Telefonat führt, können dringende Nachrichten zudem einfach über den Messenger übermittelt werden. Faxe, die viele Händler auch heute noch gerne für ihre Bestellungen verwenden, empfangen die Swyx Nutzer genau wie Voicemail-Nachrichten direkt in ihrem Mail-Programm. Mitarbeiter, die häufig im Haus, im Lager oder in der Produktion unterwegs sind, sind dabei über ein DECT-Netzwerk in die Kommunikation eingebunden.

Anrufe effizient entgegennehmen

Das intelligente Anrufmanagement von Swyx ermöglicht es zudem individuelle Regeln für die Behandlung von eingehenden Anrufen zu definieren. Die Weiterleitung kann beispielsweise vom Wochentag, von der Uhrzeit, Kalendereinträgen oder der Rufnummer des Anrufers abhängig gemacht werden. Auch das Hinzufügen von automatischen Ansagen, beispielsweise für Pausen- oder Urlaubszeiten, ist ganz einfach möglich.

Die Erweiterung VisualGroups stellt sicher, dass auch eine hohe Zahl von eingehenden Anrufen effizient bewältigt werden kann. Das Warteschlangen-Management-Tool kommt bei Wajos in der Telefonzentrale zum Einsatz. Die zentrale Rufnummer des Unternehmens läuft bei einem Mitarbeiter auf. Ist dieser gerade im Gespräch oder abgemeldet, wird der nächste Anruf zu einem von zwei weiteren Mitarbeitern umgeleitet. Wenn auch diese das Gespräch nicht annehmen können, stehen zwei weitere Mitarbeiter für die Beantwortung eigehender Anrufe zur Verfügung. So geht selbst in Spitzenzeiten mit sehr hohen Anrufaufkommen kein Anruf verloren. Wenn es ruhiger ist, können sich die vier Mitarbeiter, zu denen die zentral eingehenden Anrufe weitergeleitet werden, ungestört ihren anderen Aufgaben widmen.

„Die meisten unserer Handelspartner öffnen um 10 Uhr ihre Feinkostgeschäfte. Um diese Zeit herum überprüfen viele von ihnen den Warenbestand, sodass vormittags ein Großteil der Bestellungen bei uns eingeht, viele davon telefonisch“, sagt Ulf Schwichtenberg. „Dank Swyx konnten wir unser zentrales Anrufmanagement sehr effizient organisieren und zugleich die Erreichbarkeit für unsere Partner maximieren.“ Mit den Statistikfunktionen von VisualGroups haben Verantwortliche die Auslastung der Mitarbeiter jederzeit im Blick und können geeignete Maßnahmen ergreifen, wenn sich abzeichnet, dass für die Telefonzentrale Unterstützung benötigt wird.

Nachdem die Umstellung auf Swyx gelungen ist, wird die Kommunikationslösung nun im nächsten Schritt an das ERP-System von Wajos angebunden. So können Mitarbeiter künftig bei Telefonaten mit Lieferanten oder Händlern direkt die Bestellhistorie oder relevante Lagerbestände einsehen.

Die flexible Unified-Communications-Lösung von Swyx lässt sich ohne großen Aufwand erweitern oder anpassen, wenn sich die Anforderungen von Wajos mit der Zeit verändern. Die Wartung übernimmt KMM T-D-KOM und stellt durch regelmäßige Updates sicher, dass die Lösung genauso innovativ bleibt wie das Unternehmen, das sie nutzt. 

Für die Zukunft fühlt sich Wajos daher bestens gerüstet: „Swyx ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und wir sind sehr zufrieden mit unserer neuen TK-Lösung und der Zusammenarbeit mit dem KMM-Team. Ich bin mir sicher, dass Swyx nicht nur unseren aktuellen, sondern auch künftigen Kommunikationsbedürfnissen gerecht wird“, so das Fazit von Ulf Schwichtenberg.

Über Wajos

Wajos ist ein dynamisch expandierender Hersteller von Spirituosen und Feinkostprodukten mit Sitz im rheinland-pfälzischen Dohr. Das 2002 gegründete Unternehmen, das aus dem Weingut Walter J. Oster und der Likörmanufaktur Wajos hervorgegangen ist, beschäftigt rund 100 Mitarbeiter. Wajos produziert neben Wein, Bränden und Likören auch Essige, Gewürzmischungen, Senfe und vieles mehr und vertreibt seine Produkte direkt oder über Handelspartner.

Weitere Infos über Wajos: www.wajos.de

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