Anwenderbericht: SWISS TXT

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Immer richtig verbunden

Schweizerischer Multimedia-Profi nutzt Umzug für Modernisierung  

Bei dem Schweizer Unternehmen SWISS TXT ist heute selbstverständlich, was bis vor wenigen Monaten noch undenkbar war: 70 Mitarbeiter sind ständig erreichbar und das immer unter derselben Telefonnummer – egal wo sie sind. Der Preis dafür war die analoge Telefonanlage, die einer Unified Communications-Lösung weichen musste.

Das Unternehmen SWISS TXT aus dem schweizerischen Biel ist in erster Linie für die Publikation und die Vermarktung des Teletextes auf den Fernsehkanälen der SRG SSR idée suisse bekannt. Mit dem Geschäftsbereich Multimedia Solutions ist SWISS TXT weiter auf die Konzeption, die Entwicklung und den Betrieb von New-Media-Kommunikationslösungen spezialisiert. Zusätzlich liefert SWISS TXT für die SRG die gesamte Dienstleistung, Koordination und Produktion der Untertitelung für Hörbehinderte und Gehörlose.

Im vergangenen Jahr zog das Unternehmen mit seinen rund 70 Mitarbeitern in ein größeres Gebäude. Grund für den Umzug war die Neuausrichtung der SWISS TXT als Multimedia-Kompetenzzentrum. Neu ausgerichtet werden sollte dabei auch die Kommunikationstechnik, da die neun Jahre alte Alcatel-Telefonanlage den Ansprüchen von SWISS TXT längst nicht mehr gewachsen war und zu gleichzeitig auch der Support auslief. SWISS TXT nutzte die Chance und ersetzte das System mit der IP-basierten Lösung SwyxWare des Dortmunder Unified Communications-Anbieters Swyx. „Der Umzug bot eine willkommene Gelegenheit, um unsere alte Telefonanlage an die moderne Technikumgebung bei SWISS TXT anzupassen“, erinnert sich Adrian Gutknecht, Projektleiter bei SWISS TXT. „Um die Erreichbarkeit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen besser zu organisieren und Wartezeiten bei Anfragen zu verkürzen, war uns eine ausgefeilte Call Routing-Funktion besonders wichtig“, so Gutknecht weiter. Unterstützung bei der Projektrealisierung fand das Medienunternehmen bei SWISSpro in Biel. „Um beispielsweise ein Call Routing auf der alten Telefonanlage realisieren zu können, hätte man mehrere tausend Schweizer Franken investieren müssen – nur für diese eine Funktion“, erzählt Erwin Allemann, Key Account Manager bei SWISSpro.

Die Wahl für SwyxWare fiel jedoch nicht bevor das System getestet und mit anderen Anbietern verglichen wurde. Damit die Mitarbeiter bei SWISS TXT die umfangreichen Funktionen von SwyxWare ausprobieren konnten, wurde das System zunächst als Übergangslösung sechs Monate lang vor dem Umzug mit der alten TK-Anlage gekoppelt. „In der Testphase haben wir gemerkt: Swyx hat die beste Lösung für uns“, so Gutknecht. „Natürlich wurden auch Konkurrenzprodukte von Cisco und Avaya evaluiert. Doch nur Swyx hat uns hundertprozentig überzeugt.“ Schlussendlich wurde SwyxWare von zehn Testnutzern im alten Gebäude auf 70 Nutzer im neuen Gebäude ausgeweitet. Die Implementierung der Lösung ging laut Gutknecht sowohl schnell als auch problemlos vonstatten – wenn auch nicht ganz einfach: „Ein Call Routing für 70 Mitarbeiter mit unterschiedlichen Regeln zeitabhängig einzustellen – das war schon eine Herausforderung. Das Team der SWISSpro hat dennoch nur anderthalb Tage dafür gebraucht. Das ist extrem schnell für einen solch komplexen Vorgang.“ Nach einer einstündigen Schulung konnten die Mitarbeiter bereits mit dem neuen System arbeiten.

Mittels Call Routing – eine Standardfunktion von SwyxWare – ist SWISS TXT nun dazu in der Lage, Anrufer automatisch immer an die richtigen Mitarbeiter durchzustellen. Anrufe können mit dieser Funktion beispielsweise in Abhängigkeit von Uhrzeit und Verfügbarkeit entweder an eine Fachabteilung, an das Mobiltelefon eines Mitarbeiters, oder an eine Bandansage weitergeleitet werden. Damit Mitarbeiter auch von unterwegs auf alle Kommunikationsfunktionen von SwyxWare zugreifen können, nutzt SWISS TXT zudem SwyxMobile. Kunden oder Geschäftspartner müssen so nicht mehr verschiedene Rufnummern durchprobieren, um den gewünschten Ansprechpartner zu erreichen, sondern brauchen lediglich die bekannte Büronummer anrufen. Tätigen Mitarbeiter im umgekehrten Fall Anrufe von ihrem Mobiltelefon wird dem Gesprächspartner die Büro- statt der Mobilnummer angezeigt. „Dadurch konnten wir viel Geld einsparen“, erzählt Gutknecht, „denn so mussten wir zum Beispiel kein DECT-System anschaffen.“ Kollegen im Büro sehen durch die Einbindung in Präsenzinformationen jederzeit, ob ein Mitarbeiter gerade mit seinem Handy telefoniert. Im Gegensatz dazu können mobile Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, wie der Kollege im Augenblick am besten erreichbar ist.
 
Der Umstieg vom Alt- auf das Neusystem war für die SWISS TXT Mitarbeiter ein fließender Übergang, denn die Implementierung verlief für sie im Hintergrund. Zunächst wurde die neue IP-Anlage aufgebaut, erst dann ging es der alten, analogen Telefonanlage an den Kragen. „Auf diese Art konnten unsere Mitarbeiter nach dem Umzug ins neue Gebäude ohne Unterbrechungspause mit ihrer gewohnten Telefonnummer arbeiten – mit dem Unterschied, dass sie nicht mehr nur ein Telefon, sondern eine ganze Telefonsoftware verwenden, mit der sie alle Möglichkeiten haben“, berichtet Gutknecht. Doch mit SwyxWare sind nicht alle Tischtelefone aus den Büros von SWISS TXT verschwunden: Die Mitarbeiter haben die Wahl zwischen Tischtelefonen und Headsets. „Ich persönlich finde Headsets angenehmer“, so Gutknecht, „aber das ist bei uns jedem selbst überlassen.“

Mit dem Umzug ist bei SWISS TXT ein nie dagewesener Kommunikationskomfort eingezogen. Adrian Gutknecht ist mit SwyxWare vollauf zufrieden: „Mit der Implementierung der Lösung können wir die Kommunikationsbedürfnisse unserer Kunden und natürlich auch auf die internen Prozesse besser berücksichtigen.“