Anwenderbericht: Rechtsanwaltskanzlei Dr. Winkler

Rechtsanwalt Dr. Winkler

Mit Swyx ganz einfach Telefonie und Software verbinden

Vom einfachen Verkehrsunfall bis hin zum komplexen Vertragsrechtsprozess: Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Winkler und sein vierköpfiges Team sind in allen Fragen des Zivil- und Wirtschaftsrechts zuhause. Um seinen Klienten den bestmöglichen Service bieten zu können, ist seine 1992 in Wien gegründete Kanzlei auf eine hochmoderne Infrastruktur angewiesen. Für eine optimale Verbindung zwischen der Rechtsanwaltssoftware jurXpert und der Telefonie sorgt seit Kurzem die intelligente, softwarebasierte Telefonanlage von Swyx.

Neben den Treffen mit Klienten und Auftritten vor Gericht spielt sich ein großer Teil der Arbeit von RA Winkler im Büro ab. Besonders die Telefonate mit Mandanten spielen hier eine wichtige Rolle. Diese Anrufe werden exakt nach Zeit abgerechnet und anschließend zusammen mit inhaltlichen Notizen in der in Österreich weit verbreiteten Rechtsanwaltssoftware „jurXpert“ erfasst und abgelegt. Doch an dieser Stelle geriet der Workflow der Kanzlei häufig ins Stocken: Es gab keine Möglichkeit, die alte ISDN-TK-Anlage in die verwendete Anwaltssoftware zu integrieren. So mussten alle Telefonate protokolliert und anschließend umständlich von Hand eingegeben werden. "Die Nachbearbeitung eines jeden Gesprächs war ein nicht zu unterschätzender bürokratischer Aufwand und hat den ganzen Arbeitsprozess sehr verlangsamt. Das kostete letztlich viel Zeit und Geld", erinnert sich Winkler.

SwyxExpress X20 – ein speziell für kleine Unternehmen entwickeltes Hardware-Bundle

Im Rahmen einer lokalen Unternehmerrunde lernte der Rechtsanwalt zufällig einen Berater des österreichischen Systemhauses und Swyx Gold-Partners „Absolute-IT“ kennen und schilderte ihm sein Telefon-Dilemma. Winkler: „Er hat mich sofort auf Swyx aufmerksam gemacht und erklärt, wie mittels softwarebasierter Telefonanlage das Problem gelöst werden könne.“ Parallel sah sich Winkler zwar auch nach Produkten anderer Hersteller um, entschied sich jedoch schnell für die Unified Communications-Lösung aus dem Hause Swyx. "Alle anderen Lösungen erschienen mir nicht ausgereift. Mir war es außerdem wichtig, alle Komponenten aus einer Hand zu bekommen und nicht Produkte vieler verschiedener Hersteller kombinieren zu müssen. Diese Anforderung erfüllte Swyx am besten", lobt Winkler. Das mit der Installation beauftragte Systemhaus Absolute-IT realisierte die Installation von SwyxExpress X20 problemlos innerhalb eines Tages. Bei SwyxExpress X20 handelt es sich um ein speziell für kleine Unternehmen entwickeltes Hardware-Bundle mit vorinstalliertem und lizenziertem Microsoft Windows Server, vorinstallierter SwyxWare und ISDN-Karte – ideal geeignet also für die Kanzlei von Rechtsanwalt Winkler. Die praktischen Swyx Endgeräte für den Schreibtisch (L615) ergänzen das Kommunikationssystem dabei sinnvoll.

Ein Meilenstein in punkto Produktivität und Zeitersparnis

Für die entscheidende Neuerung benötigten die Experten von Absolute-IT sogar nur wenige Augenblicke: In nur fünf Minuten pro PC wurde über die TAPI-Schnittstelle die Verbindung zwischen SwyxWare und der Rechtsanwaltssoftware jurXpert hergestellt. Ein kleiner Arbeitsschritt – für die Kanzlei jedoch ein Meilenstein in punkto Produktivität und Zeitersparnis. Denn dank der Integration in die Telefonie ist es der Kanzlei nun möglich, ausgehende Gespräche direkt aus der Software heraus zu tätigen. Die Gesprächsdaten werden dabei inklusive exakter Zeitabrechnung automatisch beim jeweiligen Klienten hinterlegt. Durch diese Gesprächsprotokollierung erspart sich Winkler eine nachträgliche Erfassung der Gespräche durch seine Mitarbeiter und kann mit wenigen Mausklicks die Gesprächsabrechnung mit seinen Kunden selbst durchführen. Seine inhaltlichen Notizen kann Winkler bereits während des Gespräches bequem in die Anwaltssoftware eintragen.

Die TK-Anlage von Swyx perfekt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet


Praktischerweise erscheint auch bei eingehenden Gesprächen nun direkt ein jurXpert-Fenster, wo der Klient mit all seinen aktenkundigen Vorgängen angezeigt wird. Gleiches gilt für die in Microsoft Outlook gespeicherten Kontakte des Anwalts. Diese werden ebenfalls von SwyxWare erfasst und bei einem Anruf eines hinterlegten Kontakts sofort angezeigt. Auch weitere Vorteile von SwyxWare wie das komfortable Anrufmanagement sind in der Kanzlei auf großes Lob gestoßen. "Es gibt Momente, da stört einfach jedes Klingeln des Telefons. Mit den spielend einfach einzurichtenden Call-Routing-Funktionen habe ich aber alle Möglichkeiten, die TK-Anlage von Swyx perfekt auf meine Bedürfnisse einzurichten. Davon profitieren natürlich auch meine Klienten, die ich aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit von SwyxWare beispielsweise mit nur einem Tastendruck zurückrufen kann", freut sich Winkler.

Der Wechsel von einer alten ISDN-Anlage auf die intelligente, softwarebasierte Telefonanlage von Swyx hat sich für RA Winkler in jedem Fall gelohnt: "Die neuen Möglichkeiten und Leistungsmerkmale begeistern mich. Der gesamte Büroablauf hat sich schlichtweg sehr vereinfacht und beschleunigt – dieses Feedback habe ich auch von meinen Mitarbeiter erhalten."