Anwenderbericht:

Pöttinger - Logo Pöttinger - Ein Anwenderbericht der Data-Way-Consulting GmbH

Pöttinger Landtechnik GmbH

Qualitativ hochwertige Produkte für die Agrarproduktion und eine außerordentliche Kundennähe sind zwei zentrale Ansprüche der Fa. Pöttinger. Damit diese auch mit Leben gefüllt werden können, ist eine verlässliche Erreichbarkeit des Unternehmens von größter Bedeutung. Nachdem die bisherige Lösung an ihre Grenzen gestoßen war, entschied sich das Unternehmen für den Umstieg auf eine moderne Kommunikationslösung.

Das Familienunternehmen Pöttinger besteht seit 145 Jahren und steht für faire Partnerschaften und verlässliche Geschäftsbeziehungen mit Handschlagqualität. Mit seinen Produkten und Dienstleistungen leistet das Unternehmen einen Beitrag zur nachhaltigen Steigerung der Effektivität, Effizienz und Qualität in der Agrarproduktion. Kundennähe ist dabei mehr als ein bloßes Schlagwort, sondern steht vielmehr im Mittelpunkt der geschäftlichen Aktivitäten. Ein solches Unternehmen muss sich voll auf seine Telefonielösung verlassen können. Seit Anfang 2014 setzt Pöttinger auf eine Kommunikationslösung von Swyx, umgesetzt von Data-Way IT-Consulting.

Das Ziel: Eine zukunftsfähige Telekommunikationslösung

Vor dem Umstieg auf Swyx war bei Pöttinger mehr als 20 Jahre lang eine klassische Telefonanlage im Einsatz, die jedoch den Ansprüchen des Unternehmens nicht mehr genügte. Eine Erweiterung auf die aktuellen Erfordernisse wäre zwar möglich gewesen, doch hätte es sich dabei nur um eine punktuelle Lösung und letztlich lediglich um einen Aufschub des Wechsels zu einer grundsätzlich neuen Kommunikationslösung gehandelt. „Es war rasch klar, dass wir früher oder später ohnehin zu einem neuen System würden wechseln müssen“, so Gerhard Wagner, Director IT bei Pöttinger. Man entschied sich daher, der Unternehmensleitung den sofortigen Wechsel auf eine neue Kommunikationslösung zu empfehlen. 

Zu den zentralen Anforderungen zählten dabei vor allem moderne Telefonie-Anwendungen wie z.B. Call Center-Funktionalitäten sowie die Möglichkeit, das neue System im Falle der Änderung von Unternehmensprozessen rasch anzupassen. Darüber hinaus legte Herr Wagner besonderen Wert auf die Ausbaufähigkeit der neuen Lösung: „Mir war es besonders wichtig, eine zukunftsfähige Lösung zu finden. Sie sollte skalierbar sein, d.h. ohne Probleme in ihrem Umfang erweiterbar sein; sowohl in Bezug auf zusätzliche Anwender als auch auf neue Funktionen.“

Data-way und Swyx erhalten den Zuschlag

Darüber hinaus sollten diverse Drittsysteme ebenso wie weitere Standorte des Unternehmens problemlos angebunden werden können. Es wurde ein Lastenheft formuliert und mehrere Anbieter eingeladen, Lösungsvorschläge vorzulegen, darunter auch der Hersteller der bisherigen Telefonanlage. Im Vordergrund stand dabei für Pöttinger, gemeinsam mit den möglichen Lieferanten die bestmögliche Lösung für das Unternehmen zu erarbeiten. Hier konnte sich Data-Way mit einer auf Swyx basierenden Lösung durchsetzen. Neben dem Status als „Swyx Gold Partner“ und einer erfahrenen Kunden-Hotline konnte Data-Way dabei mit hoher fachlicher Kompetenz und vor allem der Komplettbetreuung nicht nur der Swyx Lösung, sondern auch des Windows-Servers überzeugen. Gerade dieser letzte Punkt war für Herrn Wagner ein wichtiger Baustein seiner Entscheidung: „Das ist für mich im Grunde fast ein Alleinstellungsmerkmal von Data-Way. Eine solche Komplettbetreuung von Kommunikationslösung und Server ist am Markt nur schwer zu finden!“

Die neue Kommunikationslösung

Data-Way setzte eine Lösung auf Basis eines Windows Servers mit SwyxWare 2015 R3 am Firmensitz in Grieskirchen um. Nachdem Ende des Jahres 2013 Vorbereitungsarbeiten an der Server-Infrastruktur durchgeführt wurden, erfolgte die Umstellung der Telefonie als solches mit Anfang 2014. Dabei gab es keine nennenswerte Downtime des Systems. Im Gegenteil, die Erreichbarkeit des Unternehmens war zu jedem Zeitpunkt in vollem Umfang gegeben. Hier wurde dem Wunsch der Fa. Pöttinger entsprochen, keinen „Big Bang“, sondern vielmehr einen fließenden Übergang bei der Umstellung zu haben.

Die über 600 Anwender wurden im Rahmen interner Schulungen an der sogenannten „Pöttinger-Akademie“ durch Projekt-Mitarbeiter aus der IT-Abteilung mit der neuen Kommunikationslösung vertraut gemacht. Diese unterstützt die Mitarbeiter durch zahlreiche Funktionen in der Erfüllung ihrer Aufgaben. So können Telefonnummer am Bildschirm einfach markiert und mittels Tastendruck direkt angewählt werden. Eine Statusangabe informiert zudem darüber, ob ein Mitarbeiter an- oder abwesend ist und leitet Anrufe im Falle einer Abwesenheit an den richtigen Ansprechpartner weiter. Weitere Funktionen wie die einfache Definition von Favoriten bzw. Namenstasten am Endgerät sowie ein sehr komfortables Telefonbuch haben zur raschen Akzeptanz des neuen Systems unter der Belegschaft beigetragen.

Individuelle Erweiterung

Eine besondere Stärke swyxbasierter Lösungen ist die Möglichkeit, das System mittels individueller Programmierungen an besondere Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen. So hat das IT-Team von Pöttinger unter Nutzung einer Standardfunktionalität der SwyxWare eine Integration des CRM-Systems umgesetzt. Im Falle eines Telefonats mit einem in der Datenbank gespeicherten Geschäftspartner werden dessen Daten am Bildschirm des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt und ermöglichen so eine einfache und direkte Bearbeitung des aktuellen Geschäftsvorganges.

Weitere Standorte folgen

Nach der erfolgreichen Umstellung am Firmensitz in Grieskirchen folgte im Jahr 2015 der Produktionsstandort in Bernburg in Deutschland, während 2016 mit zwei Vertriebsstandorten in Deutschland und einem in der Schweiz weitere Niederlassungen in das neue System integriert wurden. Die Telefonie dieser vier Standorte wird nunmehr ebenfalls über die Kommunikationslösung in Grieskirchen abgewickelt, so dass im Gegensatz zum Vorgänger-System dort keine eigene Lösung oder Telefonanlage mehr notwendig ist. Dadurch konnten nicht nur die Hardware-Kosten gesenkt werden, auch Administration und Wartung sind durch den zentralen Standort am Firmensitz deutlich einfacher und vor allem kostensparender als bisher möglich. Weitere Standorte sind in Kooperation mit Data-Way bereits in Vorbereitung. Hier zeigt sich der Vorteil der Grundsatzentscheidung der Fa. Pöttinger: Mit der Wahl eines einfach skalierbaren Systems können neue Standorte und damit teils viele neue Nutzer ohne großen Aufwand und kostengünstig in die Telekommunikationslösung integriert werden. So kann der Kunde die Vorzüge des Systems Schritt für Schritt an allen Standorten und damit zum Vorteil von Kunden und Mitarbeitern in aller Welt nützen.

Ausgezeichneter Support und Service

Data-Way IT-Consulting konnte den Auftraggeber von Beginn an mit hohem Fachwissen und großer Kundenorientierung überzeugen. Basierend auf den Wünschen der Fa. Pöttinger wurde eine durchgängige Lösung erarbeitet, mit der die Anforderungen des Unternehmens problemlos erfüllt werden konnten.

Unmittelbar nach Erteilung des Auftrages begannen die Vorbereitungsarbeiten, so dass der gewünschte fließende Übergang zum neuen Kommunikationszentrum des Unternehmens reibungslos funktionierte. Data-Way ist verantwortlich für die Wartung des neuen Systems und unterstützt das IT-Team von Pöttinger mit einer fachlich kompetenten und lösungsorientierten Hotline.

Der Dienstleister konnte damit nicht nur in der Angebots- und Umsetzungsphase überzeugen, sondern steht dem Kunden auch im laufenden Betrieb weiterhin zur Seite: „Das System läuft einwandfrei und sehr zuverlässig, nicht zuletzt dank der tollen Arbeit von Data-Way. Die Erweiterung auf neue Standorte gelang problemlos und wir bereiten uns bereits auf die nächsten Schritte vor – natürlich gemeinsam mit Data-Way!“, so Herr Wagner.