Anwenderbericht: Party Rent

Party Rent

Perfekt organisiert mit Swyx

Die Party Rent Group ist ein führender Event-Ausstatter mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Bocholt. Für das europaweit tätige Unternehmen ist die exakte Abstimmung intern und mit den Kunden von zentraler Bedeutung. Damit das noch besser gelingt, entschied man sich für die Kommunikationslösung von Swyx.

Das 1992 gegründete Unternehmen Party Rent stieg in der zwei Jahrzehnte umfassenden Firmengeschichte vom ‚Drei-Mann-Unternehmen‘ in den Gründerzeiten zu einer Unternehmensgruppe mit rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf. Inzwischen ist der Spezialist an 18 europäischen Standorten von Skandinavien bis Österreich präsent. Der Event-Dienstleister sorgt von der privaten Familienfeier bis zur Großveranstaltung mit mehreren Tausend Gästen dafür, dass die Atmosphäre stimmt. Neben der Vermietung von Event-Equipment für Indoor und Outdoor-Veranstaltungen werden auch diverse Dienstleistungen im Rahmen der Eventvorbereitung und –durchführung angeboten. So sorgt das Key-Account-Management für die perfekte Umsetzung der Ausstattungswünsche, die Visualisierungsabteilung erstellt CAD-Pläne und die Logistik kümmert sich um den Transport, sowie den Auf- und Abbau.

Besondere Kommunikationsanforderungen

Da die Party Rent Zentrale in Bocholt einen Großteil der Aufgaben bei anstehenden Events nicht mit Hilfe externer Dienstleister, sondern mit den intern vorhandenen Experten löst, muss sehr viel miteinander kommuniziert und konferiert werden. Telefonisch erfolgt dies nicht über eine klassische Telefonzentrale, sondern mittels Kurzwahltasten, was bei einem kleinen Betrieb mit wenigen Mitarbeitern sehr gut funktioniert. Das expandierende Unternehmen stand damit aber vor einer Herausforderung. „Vor dem Umstieg auf eine neue Lösung waren die Schreibtische der Mitarbeiter mit mehreren Beistellmodulen zusätzlich zu den Telefon-Tischgeräten richtiggehend voll gestellt“, erläutert Manuel Storkebaum vom IT Management des Unternehmens die Problematik. Mit einer Erweiterung und Sanierung der vorhandenen Büroräume am Hauptsitz sollte deshalb eine moderne Kommunikationslösung die zwar noch funktionierende, aber doch in die Jahre gekommene Anlage ablösen. Zu groß und kostspielig war hier zwischenzeitlich der Konfigurationsaufwand geworden, zu eingeschränkt waren die vorhandenen Möglichkeiten.

Bestes Preis-/Leistungsverhältnis

Im Rahmen eines Ausstellungsbesuchs hatte man vorab schon die softwarebasierte IP-Kommunikationslösung SwyxWare kennengelernt. „Wir hatten uns in diese Lösung auf Anhieb ein wenig verliebt“, räumt IT-Experte Storkebaum ein. Dennoch galt es jetzt, den Markt zu sondieren und mehrere, passende Lösungen unterschiedlicher Hersteller zu vergleichen. „Unter dem Strich kamen wir aber immer wieder auf Swyx“, betont Storkebaum. „Die Konkurrenzprodukte überzeugten uns entweder nicht wegen ihrer eingeschränkten Leistung, oder der Preis war inakzeptabel“. Nachdem im Hinblick auf das beste Preis-/Leistungsverhältnis die Entscheidung klar auf Swyx gefallen war, entschieden sich die Bocholter Event-Spezialisten auf Empfehlung für die Zusammenarbeit mit dem erfahrenen Systemhaus NETGO, einem Swyx Gold-Partner.

Aufgrund der Ausdehnung in neue Büroräume und der Sanierung der vorhandenen Räumlichkeiten erneuerte NETGO im Vorfeld des Umstiegs auf die Swyx Lösung das Netzwerk in der Party Rent Zentrale in Bocholt und an den beiden ebenfalls an die Telefonanlage angebundenen Standorten Dortmund und Langenfeld im Rheinland. Der Umstieg auf SwyxWare erfolgte dann in rasantem Tempo: „Der physikalische Wechsel vom alten auf das neue System dauerte kaum mehr als 10 Minuten“, berichtet Storkebaum. Dennoch hatte man sich für einen einwöchigen Parallelbetrieb des alten und neuen Systems entschieden. „Das wäre aus heutiger Sicht kaum nötig gewesen, denn NETGO hatte den Umstieg wirklich sehr gut vorbereitet. Es hat alles perfekt geklappt“, lobt der IT-Manager. Für höchste Verfügbarkeit im laufenden Betrieb sorgt zudem die installierte Option SwyxStandby. Sie ermöglicht dem primären Server die Kommunikation mit einem sekundären Server. Der sekundäre Server kann so bei einem Ausfall automatisch die Funktionen des primären Servers übernehmen.

Einfacher Umstieg – revolutionärer Wandel

Voll des Lobes ist man bei Party Rent nach den ersten Alltagserfahrungen mit SwyxWare: „Dieses System wurde einmal konfiguriert und fertig“, bringt es Manuel Storkebaum auf den Punkt. So hat auch nach der Einführung des modernen IP-Kommunikationssystems weiterhin jeder Mitarbeiter „vom Azubi bis zum Chef“ ein Telefon auf dem Schreibtisch – konkret das SwyxPhone L640, das durch einen Ethernet-Anschluss direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden ist. Doch obwohl das L640 explizit ein Telefon für Vieltelefonierer mit schwenkbarem grafischem Display und komfortabler Hintergrundbeleuchtung ist, erfolgte bei vielen Party Rent Mitarbeitern ein freiwilliger, „radikaler“ Umstieg: "Dank SwyxIt!-Client und Outlook-Integration wird fast ausschließlich das Headset nach bequemer Wahl aus dem Computer benutzt."

Workflow verbessert sich deutlich

Insgesamt habe die Swyx Kommunikationslösung dem Unternehmen eine massive Arbeitsvereinfachung beschert. Die Mitarbeiter profitieren laut Storkebaum nun von einem vernünftigen Rufjournal, einer erheblich vereinfachten Konfiguration ganz nach den jeweiligen, persönlichen Bedürfnissen und nicht zuletzt von einer spürbaren Lärmreduzierung, da die topmoderne Unified Communications-Funktionalität des Swyx Systems dafür sorgt, dass die Telefonapparate nicht mehr klingeln, wenn der jeweilige Mitarbeiter nicht vor Ort anwesend ist. Neben den klassischen Tischtelefonen und Headsets werden vor allem im Lager DECT-Telefone benutzt. Bei der mobilen Technologie entschied man sich für das Produkt SwyxDECT 800 und die DECT-Telefone SwyxPhone D310. Die DECT-Lösung ist vorteilhaft, da Party Rent über ein weitläufiges Firmengelände verfügt, das jetzt mit 16 DECT-Funkzellen komplett abgedeckt ist. Die Swyx-Lösung bietet darüber hinaus mit der Option „Swyx Mobile“ die Möglichkeit, GSM-Mobiltelefone einzubinden, was langfristig ebenfalls realisiert werden soll. Dank Fixed Mobile Convergence-Technologie wären die Mitarbeiter dann auch auf dem Mobiltelefon unter ihrer Bürorufnummer erreichbar.

Fazit

Unter dem Strich ist es den erfolgreichen Event-Ausstattern von Party Rent gelungen, ihre Abstimmung - ganz gleich ob intern oder mit den Kunden - weiter zu perfektionieren. Insbesondere die Nutzung von SwyxWare über den PC-Monitor schafft eine sehr gute Übersicht und vereinfacht die tägliche Zusammenarbeit, bei der die Event-Spezialisten viele, komplexe Abläufe im Blick behalten müssen. Dank der Swyx Technologie profitiert der Dienstleister von dem noch effizienteren Workflow seiner Mitarbeiter und einer klaren Kosten-Reduzierung im Vergleich zum Vorgänger-System

Über Party Rent:
Party Rent Bomers GmbH
Am Busskolk 16-22
46395 Bocholt
T: +49 2871 2481-0
F: +49 2871 2481-124
www.partyrent.com