Anwenderbericht: Münze Österreich AG

Münze Österreich

Effizienzgewinn für bare Münze

Viele Unternehmen gibt es nicht, die auf eine so lange Geschichte zurückblicken können: Am Heumarkt im Herzen von Wien werden seit 800 Jahren Münzen geprägt. In Sachen Kommunikation gibt sich die Münzprägestätte Münze Österreich AG allerdings gar nicht traditionell, sondern setzt auf zukunftssichere Swyx Technologie.

Die Münze Österreich AG ist im Herzen von Wien am Heumarkt untergebracht. Das elegante Gebäude beherbergt hinter seiner klassischen Fassade modernste Produktionsanlagen. Über 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hier tätig und produzieren rund 450 Millionen Münzen pro Jahr. Neben dUmlaufmünzen für die Republik Österreich werden Edelmetallronden und Umlaufmünzen für zahlreiche Länder auf der ganzen Welt hergestellt. Münzsammler können direkt von der Münze Österreich AG spezielle Sondermünzen erwerben. Das 100-prozentige Tochterunternehmen der Österreichischen Nationalbank gehört mit diesem umfassenden Angebot zur Welt-Elite der Münzprägestätten.

Keineswegs alten Traditionen verpflichtet fühlt man hingegen in Sachen Kommunikationstechnologie. Mit dem Ablauf einer vertraglichen Verpflichtung waren die Verantwortlichen der Münze Österreich AG erpicht darauf, ihre analoge Telefonanlage gegen eine moderne, IP-basierte Lösung einzutauschen. „Das alte System war proprietär und aus unserer Sicht sehr unflexibel. Insbesondere die zugehörige Servicevereinbarung hat uns stark eingeengt und außerdem hohe Kosten verursacht“, erläutert Markus Collin, Systemadministrator bei der Münze Österreich AG. IT-Abteilung und Geschäftsführung zogen deshalb am gleichen Strang und setzten auf eine zügige Modernisierung.

Swyx überzeugt mit einfacher Wartung und vielen Features

Im Vorfeld der Erneuerung evaluierte die Münzprägestätte die Lösungen mehrerer Hersteller. "Wir wollten wissen: Was können die einzelnen Anbieter wirklich?", erläutert Systemadministrator Collin. Um keine Fehlentscheidung zu treffen, leistete die IT-Abteilung rund ein halbes Jahr lang massive Vorarbeit, lies sich neue Systeme vorführen und erstellte eine Kosten-Nutzen-Analyse. Unter dem Strich fiel die Entscheidung schließlich eindeutig auf SwyxWare, die Kommunikationslösung aus dem Hause Swyx. "Die Swyx Lösung überzeugte uns, weil das System sehr einfach von uns selbst zu warten ist und alle Features bietet, die wir benötigen", betont Collin. Beteiligt an der Entscheidungsfindung pro Swyx Lösung war auch das in Bochum und Wien ansässige Distributionsunternehmen ADN.

Mit der Umsetzung vor Ort wurde das ebenfalls in Wien ansässige Systemhaus TOOL IT Services & Solutions GmbH beauftragt. Das 1996 gegründete Unternehmen erreichte im Jahr 2008 den Status "Swyx Gold Partner", im Jahr 2012 erhielt TOOL IT als erfolgreichster Swyx Partner Österreichs den "Swyx Partner Award 2012". Für rund 210 Nutzer wurden die benötigten Sprach- und Faxkanäle freigeschaltet und auch neue Endgeräte von Swyx angeschafft. TOOL IT realisierte zudem nach den Wünschen des Kunden auch einige Speziallösungen und sorgte so dafür, dass intern problemlos Callcenter-ähnliche Aufgaben und Arbeiten erledigt werden können.

Die Anreise teurer Service-Techniker ist nun nicht mehr nötig

Die meisten Schreibtische zieren jetzt SwyxPhones – die komfortablen Tischtelefone der L-Serie von Swyx. Diese sind für ein Zusammenspiel mit anderen Swyx Komponenten optimiert und bieten sinnvolle Funktionen wie etwa die Nutzung eines globalen und eines persönlichen Telefonbuchs, Namenstasten mit Anzeige des Gesprächsstatus, Anruf- und Wahlwiederholungslisten und vieles mehr. Ein Vorteil ist, dass die Geräte durch einen Ethernet-Anschluss direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden werden. Mit Hilfe von Plug-and-Play Technologie sind sie sofort einsatzbereit. Das ist besonders praktisch, wenn beispielsweise ein neuer Arbeitsplatz eingerichtet wird oder ein Mitarbeiter hausintern umzieht. Früher kosteten solche alltäglichen Aufgaben nicht nur mehr Zeit, sondern sie erforderten auch die teure Anreise eines Servicetechnikers. "Diese und viele andere Aufgaben erledigen wir heute völlig unproblematisch selbst", erläutert Collin.

Reibungsloser Umstieg mit engem Zeitplan

Der Umstieg von der alten auf die neue Lösung klappte nicht zuletzt aufgrund des Engagements von Tool-IT reibungslos. Aufgrund enger zeitlicher Vorgaben durch den Netzbetreiber blieb kaum Zeit für einen Parallelbetrieb des alten und des neuen Systems – zur Sicherheit erfolgte eine Mobiltelefon-Integration als Backup-Lösung. Dank der guten Vorbereitung konnten aber alle Notfallpläne in den Schubladen bleiben: "Der Umstieg klappte reibungslos", betont Systemadministrator Markus Collin. Doch wie bewältigte die Münze Österreich AG den zügigen Wechsel hin zur neuen Telefontechnik für die Mitarbeiter? "Wir haben an einem Arbeitstag rund 40 Key-User gründlich geschult", erläutert Collin. Diese Kollegen konnten dann ihr neues Wissen an alle Teams weitergeben. Zudem hatte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich im Intranet eine Kurzanleitung und weitere Informationen anzusehen. Damit waren innerhalb weniger Tage alle Arbeitskräfte mit der neuen Swyx Kommunikationslösung bestens vertraut.

Fazit: SwyxWare sorgt für spürbare Verbesserungen des Workflows und deutlich gesenkte Servicekosten

Nach einigen Monaten Betrieb hat die Swyx Lösung bei vielen Anwendern bereits zu einem veränderten Nutzungsverhalten geführt: Insbesondere die praktische Wählfunktionalität aus PC-Anwendungen heraus wird heute von nahezu allen Mitarbeitern genutzt. Diese Veränderungen tragen zu spürbaren Verbesserungen des Workflows bei. Deutliche Einsparungen bescheren zudem die massiv gesenkten Servicekosten und die einfache Möglichkeit, das System selbst zu konfigurieren. Zusammengefasst: Die Münze Österreich AG kommuniziert mit Swyx nicht mehr traditionell, sondern absolut zeitgemäß.

Über Münze Österreich
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