Anwenderbericht: MAKS GmbH

Ob Neuwagen, Unfallschadenbeseitigung, Fahrzeugbau oder sämtliche Dienstleistungen rund ums Fahrzeug – bei der Horlemann Unternehmensgruppe & MAKS GmbH erhalten Kunden nicht nur den vollen Service, sie können sich auch von den klassischen Öffnungszeiten verabschieden: Die Maks GmbH aus Uedem am Niederrhein steht ihren Kunden 24 Stunden zur Verfügung. Wer rund um die Uhr und an mehreren Standorten für seine Kunden da sein will, braucht eine entsprechende Kommunikationsinfrastruktur: Der Kfz-Dienstleister verfügte bislang über ein veraltete Telefonanlage, die den verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter im Innen- und Außendienst nicht mehr gerecht wurde. Hinzu kam, dass es über das alte System keine Möglichkeit gab, die unterschiedlichen Standorte kostengünstig  miteinander zu vernetzen.

Planung und Installation von SwyxWare wurden durchgeführt durch Swyx Partner Büro Büro Goch GmbH

Motivation

Was war die Motivation zum Einsatz einer IP-Telefonanlage?

  • Verringerung der Prozesskosten
  • Kostengünstige IT-Infrastruktur mit Standortvernetzung
  • Nutzung neuer Telefonievorteile (wie z.B. Video oder Konferenz-Optionen) durch VoIP-Technik
  • Schnelle und einfache Selbstadministration
  • Geringe Reibungsverluste bei den Mitarbeitern durch unkomplizierte und intuitive Bedienbarkeit

Entscheidung

Warum haben Sie sich für Swyx entschieden?

Nach der Entscheidung für moderne VoIP-Technik und einer Betrachtung der Geschäftsprozesskosten war es der MAKS GmbH wichtig, das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen. Swyx machte hier im Vergleich mit anderen Anbietern das Rennen: Kosten fielen lediglich für die Software-Lizensierung und den physikalischen Server an.

Infrastruktur

Wie ist die vorhandene TK/IT-Infrastruktur?

  • Client: Windows 7 und Office 2010
  • Server: virtuelle Serverinfrastruktur, redundant ausgelegt

Produkte

Welche Swyx Produkte werden eingesetzt?

  • 2 Swyx Server (1x physikalisch und 1x virtuell)
  • SwyxProfessional
  • SwyxStandby
  • 205 User
  • 10 Analog-Adapter
  • 30 WLAN-Telefone
  • 80 Handsets P250
  • 135 SwyxPhone L615

Installation

Wie verlief die SwyxWare Installation?

Die ersten Geräte wurden in Kooperation mit dem Systemhaus Büro Büro aus Goch in Betrieb genommen. Alle weiteren Schritte und Installationen, außer den Feineinstellungen beim Call Routing, erfolgten in Eigenregie. Die Telefoniefunktionen liefen von Anfang an problemlos. Die WLAN-Anbindung über einen Kilometer erfolgte durch die Maks GmbH selbst und verlief ebenfalls einwandfrei.  

Service & Wartung

Welche Service- und Wartungsverträge wurden abgeschlossen?

Die „Unified Communications“-Lösung SwyxWare wurde über die Büro Büro Goch GmbH gekauft und installiert. Die Wartung erfolgt über die hausinterne IT-Abteilung. Lediglich regelmäßige Updates, die im Rahmen der vereinbarten Innovationsgarantie verankert sind, werden durch das Systemhaus betreut und gewährleisten, dass die MAKS GmbH immer die aktuellste Software nutzt und die neuesten Features im Einsatz hat.

Vorteile

Welche SwyxWare Funktionen nutzen Sie besonders intensiv?

  • Intelligente Anrufverteilung mit dem Call Routing Manager
  • Einbindung von mobilen Endgeräten mit SwyxMobile
  • Einrichten von Konferenzräumen mit SwyxConference 
  • Fax an jedem Arbeitsplatz mit SwyxFax
  • Videokommunikation 
  • Präsenz-Management

Akzeptanz

Wie ist die Anwender-Akzeptanz von IP-Telefonie im Unternehmen?

Obwohl nur marginale Schulungen erfolgt sind, werden gerade im kaufmännischen Bereich sehr viele Funktionen genutzt. Der technische Bereich profitiert vor allem durch die neuen Funktionalitäten der mobilen Endgeräte. Durch die Vernetzung der verschiedenen Standorte wurden nicht nur die laufenden Kosten reduziert und das Routing verbessert: Die Kommunikation zwischen den Kollegen verläuft seit dem Einsatz von SwyxWare durch die unternehmensweite und standortübergreifende Präsenzanzeige transparenter, die Zentralen können sich nun untereinander entlasten, die Mitarbeiter sind zufriedener.