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ZUKUNFTSSICHERE & SKALIERBARE INVESTITIONEN & VERNETZTE STANDORTE

Swyx unterstützt gemeinsam mit Team-IT die Steuerberatungsgesellschaft Küpper & Kollegen bei der Herausforderung, neue Mitarbeiter und neue Standorte deutschlandweit schnell und mit geringem Aufwand zu integrieren. 

INNOVATIONSGEWINN FÜR KLASSISCHES UNTERNEHMEN DURCH SWYX

Die Digitalisierung und die damit verbundenen Herausforderungen betreffen nicht mehr nur IT-Unternehmen, sondern auch vermeintlich klassische Unternehmen, wie z. B. Steuerberatungsgesellschaften. Küpper & Kollegen haben sich darauf spezialisiert, ihren Mandanten so viele Steuern wie möglich zu sparen. Aufgrund der Unternehmensstrategie verzeichnen sie stetig wachsende Mandate sowie eine hervorragende Beratungsqualität und ein andauerndes Mitarbeiter- sowie Standortwachstum. 

Damit einhergehend benötigen sie die richtige Software an ihrer Seite, um jederzeit skalierbar, erweiterbar und vor allem funktionell anpassbar zu sein. Neue Investitionen sollten immer sinnvoll und vor allem zielführend getätigt werden.

Alles auf einen Blick

  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung dank persönlicher Ansprache
  • Pay-per-Use Prinzip – Jeder zahlt nur das, was er wirklich braucht
  • Einheitliche schnell etablierte Strukturen ermöglichen massive Zeit – sowie Investitionsersparnisse bei der Erschließung neuer Standorte
  • Standortübergreifende Vermittlung von Gesprächen durch synchronisierte Erreichbarkeit
  • Gesteigerter Umsatz durch Integration in DATEVpro und Gesprächsdatenübergabe
  • Vollständige serverseitige Wartung und Pflege der Lösung durch den starken Umsetzungspartner Team-IT Systemhaus

Swyx schafft es für Küpper & Kollegen feste Strukturen zu etablieren, die langfristig und zukunftsorientiert zu erfolgreichen Ergebnissen führen. Küpper & Kollegen standen vor dem Umstieg auf Swyx vor der Herausforderung, die hochsichere Architektur des DATEV Rechenzentrums und eine unternehmensweite Telefonie-Lösung miteinander zu verbinden. Auf DATEV-Seite werden diese Herausforderungen durch die DATEVasp-Umgebung des Kunden abgebildet.

Anmerkung: Die technische Anbindung darf die Sicherheitsmerkmale der DATEV-Architektur nicht verändern und muss zeitgleich den Anforderungen der Qualität und Stabilität für den Echtzeit-Datenstrom der Sprachpakete gerecht werden. Eine weitere Herausforderung für Küpper & Kollegen war die sich stetig verändernden internen Anforderungen der Mitarbeiter. Dezentrale Arbeitsplätze, wie beispielsweise die Möglichkeit zur Nutzung des Home-Offices oder ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem zwischen den Standorten und Arbeitsstationen am Standort gewechselt werden kann, sind von den Mitarbeitern ausdrücklich gewünscht und vom Unternehmen auch gefordert.

KLASSISCHES UNTERNEHMEN IM DIGITALEN WACHSTUM

Das Unternehmen Küpper & Kollegen war im April 2019 mit ca. 80 Benutzern an 5 Standorten vertreten. In Bezug auf die Telefonie waren die Standorte größtenteils noch nicht miteinander vernetzt. Es bestand somit keine Möglichkeit zur einfachen Skalierung für weitere Standorte ohne Investitionen für Software. Gesucht waren passende Maßnahmen und effektive Lösungen, um aufgrund des starken Wachstums neue Mitarbeiter und vor allem neue Standorte schnell und mit möglichst geringem administrativen Aufwand zu integrieren.

Küpper & Kollegen schätzen bei Swyx die hohe Flexibilität und die individuellen Anpassungsmöglichkeiten für ihre unternehmerischen Bedürfnisse. Durch die Swyx-Lösung ist für Unternehmen, wie Küpper & Kollegen, zeitgemäßes Telefonieren und Zusammenarbeiten ganz einfach.

ZUKUNFTSSICHERE LÖSUNG UND KOMPETENTE BETREUUNG

Durch flexible und skalierbare Systeme ist Swyx auch für klassische Unternehmen sowie für kleine und mittelständische Unternehmen perfekt geeignet. Es ist mehrfach zertifiziert und monatlich anpassbar. Somit zahlt Küpper & Kollegen nur das, was sie auch wirklich nutzen. Die Konzeption, Umsetzung und der spätere Support der Lösung sind von dem Umsetzungspartner, des Team-IT Systemhauses, geleistet worden.

So konnte der Umsetzungspartner, das Team-IT Systemhaus, in enger Zusammenarbeit mit Küpper & Kollegen für 160 User, verteilt auf 10 Standorte und einige Home-Offices Swyx integrieren. Hierbei wurden diverse „On-Premises“-Lösungen – also Vor-Ort-Installationen – abgelöst und die neuen Standorte wurden per SIP-Trunk und zentralem Swyx-Server im Rechenzentrum der Team-IT innerhalb kürzester Zeit betriebsbereit erschlossen. Die Benutzer sind nun ganzheitlich mit schnurlosen Headsets des Herstellers JABRA sowie der Swyx-App ausgestattet, die auf den Windows-PCs installiert ist.

Von der Bestellung über die anschließende Planung und die Ausführung bis hin zum Projektabschluss betrug die gesamte Laufzeit des Projektes ca. 6 Wochen. In den anschließenden Wochen erfolgten weitere kleinere Einweisungen der Benutzer in neue Funktionalitäten und Anpassungen im Rahmen der Konfiguration (Rufgruppen, Vertretungsregeln, Anpassung der Telefonieumgebung, etc.). Das Team-IT Systemhaus kümmert sich als starker Umsetzungspartner darum, dass stets die aktuelle Softwareversion mit dem integrierten Update-Service vorhanden ist. Auch bei der Wartung und Pflege steht das Team-IT Systemhaus als Swyx-Partner zur Verfügung. So können Küpper & Kollegen ihre Ressourcen und ihren Fokus komplett auf ihr Wachstum und auf die exzellente Betreuung ihrer Kunden legen.

MAXIMALE FLEXIBILITÄT MIT SWYX

Steuerfragen müssen kompetent, verständlich und vor allem schnell beantwortet werden. Küpper & Kollegen fokussieren sich auf eine persönliche Beratung. Dabei ist es ihnen besonders wichtig, dass jeder Mandant seinen persönlichen Ansprechpartner hat, der jederzeit erreichbar ist.
Um die Kommunikation zwischen Mandanten und Mitarbeitern noch besser zu organisieren, legen Küpper & Kollegen viel Wert auf die optimale Nutzung der Swyx-Lösung – für maximale Flexibilität und ergonomische Arbeitsplätze der Mitarbeiter. Hierzu gehören auch effektive Vertretungs- und Umleitungsregeln zur Weiterleitung von Mandanten – gerade zu Stoßzeiten – sodass stets die beste Erreichbarkeit garantiert werden kann.

Im Falle einer Störung, wie beispielsweise eines Internetausfalls, übernimmt ein Standort die Erreichbarkeit eines anderen. Selbst wenn der geforderte Standortverantwortliche oder Steuerberater nicht im Haus ist, ist er doch über die Swyx-App auf dem Smartphone mobil für den Mandanten oder Mitarbeiter erreichbar.

Durch eine standortübergreifende Vermittlung von Gesprächen durch den synchronisierten Präsenzstatus werden lange Wartezeiten für Mandanten und Mitarbeiter vermieden und es ist immer ein Ansprechpartner zur Stelle.

TEAM-IT: INNOVATIVER PARTNER FÜR INDIVIDUELLE IT-LÖSUNGEN

Das Team-IT Systemhaus steht für innovative und individuelle IT-Lösungen – maßgeschneidert für Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation.
Zu viele Unternehmen verschwenden aufgrund der Vielfalt an Lösungen riesige Potenziale innerhalb ihrer IT. Die Team-IT unterstützt beim intelligenten Einsatz innovativer Lösungen, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Das bedeutet nicht nur eine Beschleunigung und Verschlankung sämtlicher Geschäftsprozesse, sondern auch den Einsatz von effektiven und nachhaltigen Tools bei gleichzeitig maximaler Sicherheit für Unternehmen.

Weitere Informationen über Team IT: team-it-systemhaus.de

Über Küpper & Kollegen 

Küpper & Kollegen betreuen eine Vielzahl von mittelständischen Unternehmen und Selbstständige aus zahlreichen Branchen der klassischen Industrie und der Digitalwirtschaft. Sie unterstützen diese mit kompetenten Dienstleistungen in den Bereichen Steuerberatung und betriebswirtschaftlicher Beratung. So schaffen sie gemeinsam mit ihren Mandanten Lösungen in einer immer komplexer werdenden Wirtschaft und entwickeln innovative Konzepte für eine Steuerberatung der Zukunft!

Weitere Informationen über Küpper & Kollegen: www.kuepper-kollegen.de

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