Anwenderbericht: kdvz Rhein-Erft-Rur

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Nach der Umrüstung der eigenen Telefonanlage auf VoIP unterstützt die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur nun die verbandsangehörigen Kommunen Elsdorf und Linnich bei der Umstellung auf IP-Telefonie.

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Die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur kennt sich als IT-Dienstleister für 37 Verwaltungen in den Landkreisen Düren, Euskirchen und Rhein-Erft mit den Problemen ihrer Kunden aus. Für gewöhnlich kreisen diese um die Frage, wie der scheinbare Widerspruch zwischen Vereinfachung von Arbeitsprozessen und gleichzeitiger Kostensenkung aufgehoben werden kann. Ende letzten Jahres stand man bei der kdvz Rhein-Erft-Rur selbst vor einer Frage, die sich die Controller und IT-Leiter vieler Kommunen momentan stellen: „Bleiben wir bei unserer klassischen TK-Anlage oder steigen wir um auf Voice over IP?“ Vor dem Hintergrund auslaufender Miet- und Serviceverträge mit dem damaligen TK-Anbieter sowie den damit verbundenen Fixkosten entschloss man sich in der Frechener Zentrale der kdvz Rhein-Erft-Rur, eine Machbarkeitsstudie in Auftrag zu geben. Mit Unterstützung eines externen Beraters wurde eine Analyse generiert, die neben einem Kosten- und Produktvergleich die „Erstellung einer integrierten Telefonie-Infrastruktur“ zum Ziel hatte.

Die Ergebnisse der Studie überraschten zunächst: Die erwarteten monetären Vorteile einer VoIP-Lösung gegenüber einer klassischen TK-Anlage bzw. einer Hybrid-TK-Anlage (Mischform aus klassischer Telefonie und VoIP-Technologie) ergeben sich keinesfalls aus einem günstigeren Anschaffungspreis, sondern eher aus der deutlichen Reduzierung der Folgekosten bzw. der Kosten für die Administration der Anlage. Kosten lassen sich mit einer Migration auf IP-Telefonie also erst mittelfristig sparen, dafür entfallen die Ausgaben für langfristige Miet- und Serviceverträge sofort. Was die Studie darüber hinaus ans Licht brachte, war hingegen weit weniger überraschend. Bei Themen wie Zukunftsfähigkeit, Innovation sowie Anwenderfreundlichkeit empfahl die Analyse des Beraters eindeutig eine Migration auf Voice over IP. Im Produktauswahlprozess des Zweckverbandes setzte sich letztlich die Lösung des Dortmunder Unternehmens Swyx Solutions durch.

Bei SwyxWare handelt es sich um eine rein softwarebasierte IP-Telefonanlage, deren Kernbestandteil die zentrale Serverlösung SwyxServer auf Basis der Microsoft® Windows® Server Plattform ist. SwyxServer verwandelt einen PC in eine Telefonanlage, koordiniert darüber hinaus alle Vermittlungsprozesse und Verbindungsanforderungen und übernimmt die Verwaltung von Teilnehmern und Gruppen. Somit ist weder proprietäre Hersteller-Hardware, noch eine separate Infrastruktur erforderlich. Als weiterer Vorteil gilt die problemlose Administrierbarkeit der Lösung: Alle nötigen Einstellungen wie beispielsweise das Einrichten neuer Nutzer und Gruppen oder die Verwaltung von Rechten über die Microsoft® Management Console (MMC) können im vertrauten Look-and-Feel direkt vom IT-Administrator vor Ort vorgenommen werden. Für David Gewanski, verantwortlich für die Implementierung von SwyxWare bei der kdvz Rhein-Erft-Rur, eine wesentliche Arbeitserleichterung. Doch auch das Controlling freut sich, wie David Gewanski anführt: „Bei unserer vorherigen, konventionellen TK-Anlage war für Änderungen an der Konfiguration der Anlage oftmals ein Anruf beim Kundendienst des Herstellers nötig. Dieser Anruf führte zu Rechnungen für den geleisteten Service, zusätzlich zu Anfahrt und Zeitaufwand des Technikers. Diese Kosten sparen wir endlich.“

Die integrierten Features waren mit ausschlaggebend für die Implementierung einer VoIP-Lösung mit SwyxWare bei der kdvz Rhein-Erft-Rur. Neben den Funktionen einer klassischen Telefonanlage bietet das System unter anderem auch Voicemail für jeden Arbeitsplatz, die Integration in gängige Bürokommunikationssoftware, intelligente Rufumleitungsfunktionen (Call-Routing-Manager), Interactive Voice Response, Standortkopplung und Direkt-Wahl aus Windows-Anwendungen heraus. Bei der Auswahl der Endgeräte steht es dem Benutzer frei, auf das bewährte Tischtelefon zurückzugreifen oder über die PC-Software mittels Hand- oder Headset zu telefonieren.

Die Integrierbarkeit von Telearbeitsplätzen und Nutzbarkeit in Bürgerbussen/-mobilen ist eine weitere Facette, die für den Einsatz von Swyx im kommunalen Umfeld spricht.

Eigene Anwendung zur Gebührenauswertung entwickelt

Die Entscheidung für Voice over IP hat nicht nur die Kommunikationswege bei der kdvz Rhein-Erft-Rur grundlegend verändert und ein herkömmliches Telefonnetz überflüssig gemacht.

Mit der Anschaffung der Anlage wurde darüber hinaus Expertise erworben, die den Arbeitsalltag des kommunalen Zweckverbandes mittlerweile maßgeblich beeinflusst. Im Zuge der Einführung von SwyxWare, die im Übrigen reibungslos vonstatten ging, wurde ein umfangreiches Know-How gewonnen, das sich innerhalb der betreuten Landkreise in einer zunehmenden Verbreitung von VoIP-Telefonie niederschlägt. Aufgrund der Kenntnisse durch die intern abgewickelte Implementierung und der mittlerweile achtmonatigen Anwendung ist man in der Lage, auch andere Interessenten bei der Umstellung auf VoIP mit SwyxWare kompetent zu unterstützen. Die kdvz bietet interessierten Kommunen ein Servicepaket, das eine Migration auf VoIP ähnlich reibungslos verlaufen lässt, wie beim Zweckverband selbst. Nach einer Beurteilung der Machbarkeit, die auf Basis der Anforderungen entwickelt wird, kommt es zu einer Kalkulation der wahrscheinlichen Kosten. Sollte die Kommune die Entscheidung für eine Migration treffen, erfolgt die eigentliche Implementierungsphase, die durch Konfiguration und Installation der Anlage gekennzeichnet ist. Ist die Funktionsfähigkeit gewährleistet, wird die zentrale Administrierbarkeit eingerichtet, mit der der IT-Verantwortliche daraufhin vertraut gemacht wird. Nachdem alle Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten im Rahmen von Kurzseminaren kennen lernen, bleibt der kdvz nur noch, telefonischen Support bereit zu stellen.

Da man beim Zweckverband, wie eingangs erwähnt, um die Probleme der Klientel weiß, hat man für die wechselwilligen Kommunen ein zusätzliches Einsparungspotenzial geschaffen, das das Komplettpaket abrundet und auf Java-Basis daherkommt. Ein Gebührenauswertetool, das aufgrund der offenen Schnittstellen von SwyxWare leicht integrierbar war. Die Anwendung ermöglicht jedem Mitarbeiter eine vollständige und tagesaktuelle Übersicht über die geführten Gespräche, zudem wird ein personalisiertes Telefonverzeichnis erstellt, das bei Bedarf gedruckt oder als PDF-Dokument gespeichert werden kann. Eine Schnittstelle zum Personalmanagementsystem LOGA sorgt dafür, dass die Gebühren für private Telefonate automatisch in die Personalabrechnung übertragen werden.

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Im Verbandsgebiet der kdvz Rhein-Erft-Rur konnte der Zweckverband bereits Verträge mit der Stadt Linnich (Kreis Düren) sowie der Gemeinde Elsdorf (Rhein-Erft-Kreis) über eine Umstellung ihrer Telefonanlagen auf VoIP mit SwyxWare schließen. In Linnich laufen die Verträge mit dem bisherigen TK-Anbieter zum 31.12.2005 aus, die Umstellung der rd. 90 Nebenstellen muss daher bis zum Jahreswechsel erfolgt sein. In der Stadtverwaltung entschied man sich nicht zuletzt auch deshalb für Swyx, um das dortige Bürgerbüro – zurzeit via Funkstrecke mit eigener Rufnummer an das Rathaus angebunden – in die neue TK-Anlage unter einer einheitlichen Rufnummer integrieren zu können. In Elsdorf ist die Modernisierung der TK-Anlage Teil eines umfassenden „Konzeptes der Verwaltungsmodernisierung“, das für die Gemeindeverwaltung ausgearbeitet wurde. Der Vertrag über die Wartung der Altanlage wurde zum 31.03.2006 aufgelöst, so werden rund 90 Mitarbeiter ab April 2006 über das Datennetz telefonieren können. Von der Konzeption über die Installation bis hin zur Schulung der Administratoren wird der Zweckverband sowohl den Wechsel in Linnich als auch in Elsdorf intensiv begleiten.

Das Zeitalter moderner Kommunikation im Verbandsgebiet der kdvz Rhein-Erft-Rur ist durch die Migration der Telefonanlage des Zweckverbandes eingeläutet worden. Das Ziel, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig Kosten zu sparen, wurde umgesetzt. Kaum ist dieser Schritt vollzogen, richtet sich der Blick in der Frechener Zentrale allerdings schon wieder in die Zukunft: Szenarien, wonach die heutigen Festnetz-Anschlüsse über Internet-Telefonie oder aber auch die gesamte Telekommunikation im Verband über das kdvz-WAN abgewickelt werden könnten, sind aus Wirtschaftlichkeitserwägungen durchaus überlegenswert und keine Utopie mehr. Der Anfang ist jedenfalls gemacht.