Anwenderbericht: General Solar Systems

General Solar Systems

General Solar Systems holt sich Swyx ins Haus

Spätestens seit der Klimaschutzkonferenz drehen sich Diskussionen häufig um ein Thema - erneuerbare Energien. Auch für die General Solar Systems (GSS) bedeuten innovative Produkte und Systeme zur ökologisch erneuerbaren Energiegewinnung die Zukunft. Das Unternehmensziel: Die Atmosphäre verbessern und gleichzeitig davon profitieren. Kein Wunder also, dass als neue Telekommunikationsanlage für einige Standorte auch nur eine entsprechend innovative Lösung in Frage kam.

Oliver Aichinger, IT-Infrastrukturmanagement bei der General Solar Systems GmbH, erinnert sich an die Herausforderungen, die Telekommunikation unternehmensweit auf einen Stand zu bringen: „Das Problem war, dass unsere 330 Mitarbeiter an den einzelnen Standorten in Europa mit einer Vielzahl unterschiedlicher TK-Anlagen konfrontiert waren.“ In Madrid und Straßburg beispielsweise eine Cisco-basierte Lösung, die den Anforderungen nie wirklich entsprochen hatte. Nach einem kurzen Umweg über eine konventionelle Telefonielösung von Siemens kam GSS schließlich zum Schluss: Sinn macht lediglich eine professionelle IP-Lösung. Laut Aichinger sollte sich die Lösung ins IT-Umfeld einbinden lassen und somit eine Konvergenz mit anderen Systemen ermöglichen. Weitere Schlagworte auf der Wunschliste waren: Vereinheitlichung, Flexibilität und Skalierbarkeit.

Aichinger konkretisiert die Anfang 2007 getroffene Entscheidung: „Eine hybride Anlage ist weder Fisch noch Fleisch, weil sie weder klassische Telefonie noch IP umfassend unterstützt und im IP-Bereich aufgrund kostenintensiver Lizenzen schwierig zu integrieren ist. Deshalb kam diese Variante nicht in Frage.“ Höchste Zeit für das Team um Aichinger, sich fachmännische Hilfe zu holen. In Zusammenarbeit mit dem Systemhaus KUMAtronic aus Markdorf installierte die GSS eine Demoversion von Swyx. Thomas Ringwald, im Vertrieb bei KUMAtronic, begründet diese Entscheidung: „Das Produkt lässt sich einfach in die existierende IT-Umgebung integrieren.“ Ganz nebenbei musste die GSS lediglich die Hälfte des Preises einer adäquaten Siemens-Lösung bezahlen.

Auf ins neue Telefoniezeitalter

Die Herausforderung en detail: Unternehmensweit setzt GSS einheitlich auf ein MPLS-basiertes VPN mit Cisco-Komponenten, auf dem diverse geschäftskritische Systeme wie beispielsweise Navision und Email auf Exchange-Basis laufen. Weil an den einzelnen Standorten die IT-Infrastruktur extrem unterschiedlich ist, mussten zunächst alle TK-Anlagen mit den jeweiligen Telefoniefunktionen ersetzt werden. Die Umstellung auf IP-Telefonie startete zunächst in Ravensburg, dann folgten St. Veith an der Glan, Verona, Madrid und Regensburg. Das Schlusslicht bildete Straßburg. Die Migration dauerte pro Standort drei Tage. Zwischen den einzelnen Standorten lagen 3-4 Wochen. Aichinger konkretisiert: „Wir haben Swyx parallel zu den bestehenden Systemen aufgebaut und dann am Freitag Nachmittag einfach den Schalter umgelegt. Es hat gut geklappt.“ Zusammen mit KUMAtronic kümmerte sich ein Mitarbeiter um die Anforderungen in St. Veith, Verona und Madrid, während Aichinger die restlichen Standorte übernahm. Da die TK-Anlagen vorher an den einzelnen Firmensitzen nicht einheitlich waren, unterschied sich auch der erste Einsatz je nach Standort. Unspektakulär verlief der Umstieg etwa in Ravensburg, wo vorher Siemens genutzt wurde. Ebenso konnten in Regensburg die Funktionen eins zu eins nachgebildet werden. In Österreich hingegen wechselten die Nutzer von Alcatel. In Madrid und Straßburg, wo vorher Cisco im Einsatz war, brachte die neue Lösung eine große Erleichterung, da das alte System nie richtig funktioniert hatte.

Telefonie und Netzwerk im Einklang

Alle Mitarbeiter mit Telefon nutzen jetzt die gleichen Funktionen - das vereinfacht die Handhabung. Selbst die Schulung der Mitarbeiter verlief reibungslos: Neue Funktionen, etwa wie man die Rufumleitung einsetzt, waren innerhalb von zwei Stunden erklärt: „Die Akzeptanz der IP-Telefonie seitens unserer Mitarbeiter ist hoch. Dazu muss man allerdings sagen, dass viele gar nicht wissen, was sich dahinter verbirgt.“ Wichtig sei zunächst, dass sie nach der Umstellung problemlos telefonieren konnten. Im Gegensatz dazu habe sich jedoch der administrative Aufwand wesentlich reduziert. So können zum Beispiel Rufnummern blitzschnell geändert und neu angelegt oder Rufumleitungen angelegt werden. Dies bedeutet für die GSS konkret: Die Problematik mit Verkabelung wird obsolet, die Abhängigkeit von Hersteller oder Telekom ebenso. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung, so meldet er sich an seinem neuen Arbeitsplatz einfach mit seinem Windows-Benutzeraccount an. Ebenso wird ein globales Adressbuch über Microsoft Sharepoint demnächst zur Verfügung stehen – ein Umstand, der auch die Pflege beziehungsweise Suche nach internen Teilnehmern vereinfacht.

Aichinger: „Das System bietet uns viele Vorteile. Am Wichtigsten sind uns die Integrationsmöglichkeiten mit Navision sowie die Anbindung an das ERP-System.“ Weitere Funktionen richteten sich vor allem nach dem Telefonieverhalten der einzelnen Mitarbeiter. Dazu wurden die Arbeitnehmer im Vorfeld darüber interviewt, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden.

So wird beispielsweise die Konferenzschaltung sehr häufig verwendet, besonders in Ravensburg und St. Veith - und auch der Swyx PC-Client, freut sich Aichinger: „Einige Mitarbeiter sind zwar nicht so glücklich, dass der Software-Client in Englisch ist – doch das ist Absicht. So ist die Handhabung an allen Standorten einheitlich und einfacher.“ Derzeit nutzt GSS zwar noch die Standardoberfläche, in Zukunft aber können die Mitarbeiter ihre Oberfläche individuell auswählen.

Aichingers Fazit: „Die Erwartungen stimmen bisher absolut mit den Ergebnissen überein.“ Diese Erkenntnis führt der Manager nicht zuletzt auf eine umfangreiche Testphase und eine lange Evaluierung zurück. Der Clou: „Wir haben nicht nur bei der Anschaffung gespart, sondern bemerken auch schon Kostenvorteile beim laufenden Betrieb. Auch ein Aufrüsten in zusätzliche Hardware war kein Thema.“ Durch die Anbindung der TK-Anlage an Microsoft Business Solutions-Navision verspricht sich Aichinger vor allem ein effizienteres Arbeiten: Die Mitarbeiter bekommen bei Anruf eines Kunden sofort alle wichtigen Details auf dem Bildschirm angezeigt.

Blick in die sonnige Zukunft

Fakten, weshalb Manager Aichinger bereits in die sonnige Zukunft blickt: Der Plan ist, so schnell wie möglich die Projektphase 2, also die Konvergenz von Sprach- und Datennetz in das Citrix-Umfeld, abzuschließen. Außerdem sollen ein paar Sonderapplikationen wie beispielsweise der CAD-Viewer auf dem konvergierten Netzwerk laufen.

Auch für eine weitere Expansion sieht sich die GSS bestens gerüstet:

„Die Anlage kennt keine Grenzen. Die Lösung ist skalierbar, auch für 1.000 Mitarbeiter.“ Und - das Thema Mobilität steht ebenso auf der Agenda: Aktuell ist zwar eine WLAN-Anbindung noch nicht in der Planung. Mittelfristig kann sich GSS allerdings eine Anbindung von Mobiltelefonen über SIP für bestimmte Teilnehmer durchaus vorstellen. Dies hätte den Vorteil, dass die Teilnehmer sich mit ihrem Mobiltelefon an jedem Standort einbuchen können und somit über Swyx und nicht über das Mobilfunknetz telefonieren. Von der Telefonie profitiert GSS bereits – jetzt steht die Umwelt wieder ganz oben auf der Agenda.