Anwenderbericht: designfunktion

Designfunktion

Bestens eingerichtet auf professionelle Kommunikation

Auf Expansionskurs befinden sich die Einrichtungsspezialisten von designfunktion in München. Mit dem Umzug in einen 2.300 Quadratmeter großen Schauraum an zwei Standorten fiel auch die Entscheidung für ein neues Kommunikationssystem: Eine softwarebasierte Telefonanlage von Swyx verbessert den Workflow bei allen angebotenen Dienstleistungen seitdem spürbar.

"Wir wollen in allem was wir tun qualitäts- und kundenorientiert sein. Deshalb bündeln wir unser fundiertes Wissen, die besten Marken und unsere Dienstleistungen unter einem Dach", erklärt der Geschäftsführende Gesellschafter Samir Ayoub die Unternehmensstrategie. Designfunktion agiert mit diesem Anspruch sehr erfolgreich auf dem Markt: Die Firma ist inzwischen an drei Standorten in München vertreten, darüber hinaus eröffnete vor zwei Jahren eine Niederlassung in Bonn.

Der Erfolg des Unternehmens und die damit verbundene personelle, wie auch räumliche Expansion sorgten dafür, dass auch die internen Prozesse sich den Veränderungen anpassen mussten. So sollte die bisher genutzte Telefonanlage nicht mehr mit in den neuen Hauptsitz auf der Leopoldstraße umziehen, weil das in die Jahre gekommene System sich als zu unflexibel und kostspielig in der Administration erwies.

Was heutzutage eine moderne Kommunikationslösung leisten kann, erfuhr das IT-Team von designfunktion bereits 2010: Die Niederlassung in Bonn wurde nach einem intensiven Beratungsgespräch und einer Live-Demonstration vom Münchner IT-Kommunikationsdienstleister Telenova mit "SwyxWare" ausgestattet. Die Unified Communications-Lösung des Dortmunder Anbieters Swyx bot alle Funktionen einer klassischen Telefonanlage, darüber hinaus aber auch Funktionen wie Rufbehandlung, Weiterleitung, Rufberechtigungen und die Verwaltung von Gruppenrufen für alle Teilnehmer.

Anpassungen und Änderungswünsche kann der IT-Leiter von designfunktion mit wenigen Klicks selbst erledigen

Hierbei wurde der Server von Telenova vorbereitet und von designfunktion in Bonn vor Ort installiert. Nach der schnellen und problemlosen Grundinstallation konnte das System einfach und bequem mittels einer Remote-Verbindung vom Hauptsitz in München aus konfiguriert werden. Nach der Inbetriebnahme stellte sich schnell heraus, dass sämtliche Anpassungen und Änderungswünsche der IT-Leiter von designfunktion mit wenigen Klicks selbst erledigen kann.

Die guten Erfahrungen der Bonner Niederlassung mit der Swyx Lösung und die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Swyx Partner Telenova führten dazu, dass für den bevorstehenden Umzug in den neuen Münchner Hauptsitz ebenfalls die Anschaffung einer Lösung von Swyx in Erwägung gezogen wurde. Beratungsgespräche, die Telenova-Geschäftsführer Stefan Schmautz mit dem IT-Leiter und der designfunktion Geschäftsführung führte, beantworteten schnell sämtliche Fragen. Klare Anforderung von designfunktion war, für die neue Firmenzentrale nicht einfach nur eine neue Telefonanlage anzuschaffen. "Als expandierendes Unternehmen ist es für uns ein ganz besonderes Anliegen, den alltäglichen Umgang mit unseren Kunden noch besser und einfacher zu gestalten", erklärt Samir Ayoub Geschäftsführender Gesellschafter von designfunktion.

Mitarbeiter sind an jedem Ort via Smartphone unter der Büro-Durchwahl erreichbar

Der interne Workflow – etwa bei Kundenanfragen – sollte dank der Swyx Lösung noch unkomplizierter werden. Da für anspruchsvolle Projekte intern oft eine Abstimmung zwischen mehreren Projektbeteiligten wie Innenarchitekten, Lieferanten und Technikern notwendig ist, sollten auch telefonische Konferenzen schnell und einfach nutzbar sein. Die Einrichtungsberater sind zudem häufig unterwegs und sollten darum an jedem Ort via Smartphone unter ihrer Büro-Durchwahl erreichbar sein. Nicht zuletzt sollte eine Anbindung an das alltägliche "Arbeitswerkzeug" Microsoft Outlook und Exchange erfolgen.

Nachdem die Entscheidung für Swyx gefallen war, erfolgte die Anbindung des neuen Hauptsitzes für knapp 90 User im vereinbarten Zeitplan. Darüber hinaus erhielten auch ein Lagerstandort für 12 Anwender und ein weiterer Standort mit rund 20 Mitarbeitern die Anbindung an die Swyx Kommunikationslösung. Der Anschluss der zwei Münchner Außenstellen erfolgte mittels Swyx Gateway. Herzstück der Kommunikationslösung ist die am neuen Hauptsitz implementierte Lösung SwyxWare Server 2011R2. Endgeräte von Drittanbietern wie Siemens, Polycom und Jabra ergänzen das moderne Kommunikationssystem sinnvoll.

Ein sicheres Virtual Private Network sorgt zudem jetzt dafür, dass alle Standorte miteinander vernetzt sind. Dies vereinfacht nicht nur den Informationsaustausch spürbar, sondern ermöglicht auch kostenlose Telefongespräche zwischen den einzelnen Stellen. Wie gewohnt können die Mitarbeiter natürlich auch weiterhin zum Telefonhörer greifen oder ein klassisches Papier-Fax versenden. Aber: Schnell entdeckte das Team von designfunktion, dass das Swyx System viel Komfort direkt am PC-Arbeitsplatz bietet.

Mitarbeiter erkennen nun auf einen Blick, ob ein Kollege gerade telefoniert oder ein Gespräch schnell weitergeleitet werden kann

Hier erkennen die Mitarbeiter jetzt beispielsweise auf einen Blick, ob ein Kollege gerade telefoniert oder ein Gespräch schnell weitergeleitet werden kann. Begeisterung bei den Mitarbeitern löste die Möglichkeit aus, auf dem Bildschirm die Signalisierung seinen Bedürfnissen entsprechend individuell anpassen zu können. Beispielsweise lässt sich die Anzeige so einrichten, dass nur Kollegen zu sehen sind, mit denen man direkt zusammenarbeitet. Ist ein Arbeitsplatz nicht besetzt, hat der Kunde nicht etwa vergeblich angerufen – sondern wird direkt an einen geeigneten Kollegen weitergeleitet. Ob dieser Kollege am Schreibtisch gegenüber, in der Bonner Niederlassung oder etwa am Steuer seines Wagens sitzt, bemerkt der Anrufer dabei nicht.

Nicht nur die Mitarbeiter, auch die IT-Leitung ist vom Sinn der Neuanschaffung voll überzeugt: Auf das teure, alte Telefonsystem folgte die wirtschaftliche und einfach selbst zu administrierende softwarebasierte TK-Anlage. Für höchste Flexibilität sorgte zudem die Entscheidung, die Swyx Lösung zu mieten anstatt zu kaufen. Die gute Zusammenarbeit mit dem Swyx Partner Telenova während der Inbetriebnahme trug ebenfalls ihren Teil zu dem sehr guten Gesamteindruck bei. Die Einrichtung des neuen Systems konnte der Systemadministrator sogar komplett selbst vornehmen. Die Kosten konnten dadurch mehr als im Zaum gehalten werden.

Im Alltagseinsatz hat sich die Swyx Technologie bis dato bestens bewährt: Das System arbeitet höchst stabil, ist einfach konfigurierbar und zukunftssicher. Aus diesem Grund steht bereits die ergänzende ERP-Anbindung des Systems auf der "To-Do-Liste". "Die Kommunikationslösung von Swyx und die gute Beratung durch Telenova hat uns erst in der Niederlassung Bonn und dann am neuen Hauptsitz in München voll überzeugt", betont IT-Leiter Andre Köthe.

Über designfunktion
Firmensitz: München
Gründung: 1981
Mitarbeiterzahl: 122