Gastgeber von Swyx Meeting Webkonferenzen - Best-Practice-Empfehlungen und Sicherheitshinweise

Als Meeting-Gastgeber können Sie jederzeit die Zugangsdaten und das Verhalten Ihres virtuellen Meeting-Raums in Swyx Meeting definieren und ändern, nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort bei meeting.swyx.com angemeldet haben. 

Der Web-Einladungslink mit Ihrem Raumcode

Der Meetingraum ist über einen eindeutigen numerischen Raumcode eingerichtet und erreichbar. Dieser URL-Einladungslink ist für Gäste praktisch, die über einen Webbrowser teilnehmen möchten und auch die Gäste, die eine telefonische Dial-In nutzen, benötigen nur diesen Raumcode. Informationen zur Einwahl finden Sie im Abschnitt Einwahl.

Beispiel für ein Linkformat: meeting.swyx.com/meeting/MEETINGID

Anmerkung:  Der Raumcode kann vom Gastgeber jederzeit durch nur einen Klick innerhalb der Raumeinstellungsseite nach der Anmeldung des Gastgebers in einen neuen, zufällig und unwiderruflich festgelegten Raumcode geändert werden. Ein geänderter Raumcode ist gültig, nachdem sich der Gastgeber abmeldet und wieder anmeldet. Der Sitzungsraum ist nicht mehr per Webbrowser oder Dial-In-Zugang mit dem bisherigen Raumcode erreichbar. 

Wenn nur der Raumcode geändert wird, ist der Raum weiterhin über den Weblink mit dem Raumnamen erreichbar. Auch Ihre Dial-In-Gäste müssen die Informationen über den neuen Raumcode erhalten - siehe Abschnitt Einwahl-Einladung.

Der Web-Einladungslink mit Ihrem Raumnamen

Zusätzlich zum Raumcode ist der Sitzungsraum auch über einen alphanumerischen Raumnamen zugänglich, der oft einfacher zu merken ist. Der Gastgeber kann den Raumnamen jederzeit innerhalb der Raumeinstellungsseite nach dem Gastgeber-Login ändern. Das System stellt sicher, dass ein Raumname innerhalb des Swyx Meeting-Systems eindeutig ist. Der Raumname kann in Einladungslinks als Alternative zum Einladungslink mit der Raumnummer verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass ein Einladungslink mit dem Raumnamen nicht von Dial-In-Gästen verwendet werden kann, da diese den Raumcode benötigen, siehe Hinweise zur Einwahl.

Beispiel für ein Linkformat: meeting.swyx.com/meeting/RAUMNAME

Anmerkung: Wenn nur der Raumname geändert wird, kann der Raum weiterhin über den Weblink mit dem Raumcode erreicht werden. Ihre Dial-In-Gäste können den Raum auch dann noch erreichen, wenn der Raumcode unverändert bleibt.

Die Dial-In-Einladung für den Zugang per Telefon

Die Einwahlnummern für den Swyx Meeting-Dienst sind in vielen Ländern lokal und können, zusammen mit einer kurzen Anleitung zur Anmeldung, mit der Raumvorwahl für die Einwahl durch den Gastgeber als separater URL-Einladungslink weitergegeben werden. Der Gastgeber kann diesen Link auf der Seite Meetings-Einstellungen auswählen. Der Raumcode selbst ist sowohl für die Einwahl als auch für den Web-Zugang gleich.

Beispiel für ein Linkformat: meeting.swyx.com/dialin/MEETINGID

Anmerkung: Wenn ein Besprechungsraumcode geändert wird, müssten die Dial-In-Benutzer auch den neuen Raumcode erhalten, um wieder teilnehmen zu können.

Der Warteraum

Der virtuelle Gästewarteraum ist standardmäßig für jede Besprechung aktiviert. Alle Gäste werden im Warteraum platziert, bis der Gastgeber sich eingeloggt hat und jeden Gast zum Eintritt in den Konferenzraum akzeptiert. Optional können Sie als Gastgeber konfigurieren, dass Gäste unter Umgehung des Warteraums direkt in Ihren Konferenzraum eintreten können. Sie können dies auch jederzeit während eines Meetings wieder ändern und Ihren Meeting-Raum sperren. Jeder spätere Gast wird dann wieder in den Warteraum gesetzt und benötigt die Zustimmung des Gastgebers, um dem Meeting beizutreten. Natürlich können Sie auch Personen sowohl aus Ihrem Warte- als auch aus Ihrem Sitzungsraum entfernen.

Praktische Empfehlungen in einer Sitzung

Es wird empfohlen, den Swyx-Besprechungswarteraum zu verwenden, um sicherzustellen, dass nur von Ihnen akzeptierte Gäste Ihren Besprechungsraum betreten. Dies ist die Standardeinstellung. Wenn Sie allen Gästen Zugang gewähren, z.B. in den ersten Minuten, wenn eine Besprechung beginnt, indem Sie "Automatisch annehmen" aktivieren, können Sie den Besprechungsraum sperren, nachdem die vorgesehenen Gäste angenommen wurden, indem Sie "Automatisch annehmen" wieder deaktivieren. Alle weiteren Gäste werden in Ihren Warteraum anstatt in Ihren Sitzungsraum platziert.

Der Gastgeber kann (innerhalb des Einstellungsdialogs) akustische Benachrichtigungen aktivieren, um durch einen Ton benachrichtigt zu werden, wenn ein Gast z.B. in Ihren Warteraum kommt, Ihr Meeting verlässt oder die Freigabe des Bildschirms beantragt. Unabhängig von der Tonbenachrichtigung soll der Gastgeber auch eine Markierung in der Überschrift der Browserseite sehen, die ebenfalls auf solche Ereignisse hinweist.

Als Gastgeber können Sie auch den Ton für alle Ihre Gäste mit einem Klick im Einstellungsdialog stumm schalten (z.B. wenn Sie eine Präsentation vor einem zuhörenden Publikum durchführen). Der Gastgeber kann auch alle Gastvideos deaktivieren (z.B. um Netzwerkverkehr zu sparen und die Bandbreitennutzung zu reduzieren).

Beenden einer Sitzung 

Wenn der Gastgeber ein Meeting mit "Meeting beenden" (Gäste abmeldet und den Gastgeber eingeloggt lässt) statt mit "Meeting verlassen" (Gäste und Gastgeber abmeldet) beendet, bleiben alle hochgeladenen Dateien aus der vorherigen Meeting-Sitzung erhalten. Der Gastgeber kann die Dateien im Abschnitt "Hochladen von Dateien" überprüfen und für jede einzelne Datei entscheiden, ob sie beibehalten oder gelöscht werden soll, bevor ein neues Meeting gestartet wird. Wenn Sie das Meeting mit "Meeting verlassen" beenden, werden die hochgeladenen Dateien entfernt.

Wenn Sie einfach das Swyx Meeting-Browserfenster schließen (absichtlich oder versehentlich), bleibt die Meeting-Sitzung für 60 Sekunden für Ihre Gäste bestehen, und sie werden darüber informiert, dass Sie die Verbindung verloren haben, und Sie als Gastgeber können in diesem Zeitrahmen wieder einsteigen, um Ihr Meeting mit Ihren Gästen direkt fortzusetzen. Nach Ablauf dieses Zeitrahmens werden die Gäste abgemeldet.

Es wird empfohlen, die Besprechungssitzung immer mit den Schaltflächen "Besprechung beenden" oder "Besprechung verlassen" zu beenden.

Zusätzliche Informationen:

• Swyx Besprechung FAQ: https://service.swyx.net/hc/de/categories/360000924720-Swyx-Meeting
• Swyx Besprechungshandbuch: https://help.swyx.com/docs/manuals/deutsch/Swyx_Meeting.pdf